某公司文件檔案管理制度范文

1．目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度2．范圍公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍3．內(nèi)容3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；事故調(diào)查報(bào)告；檢查、整改記錄；職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全生產(chǎn)會(huì)議記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評(píng)價(jià)報(bào)告等3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿3.8歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料書寫工整、圖像、字跡清晰3.12歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）3.13歸檔時(shí)間：（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔2）凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔3）外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔4）工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔5）每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致7）榮譽(yù)檔案由辦公室收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔8）聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔9）相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議），在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

10）外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔11）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔12）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔13）公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔3.14檔案查（借）閱制度檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：（1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字但要如期歸還3）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借3.15檔案的保密制度（1）凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放2）非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案室，檔案室門窗及箱柜應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖。

3）全體職工對密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密否則應(yīng)追究責(zé)任4）凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任6）檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度7）定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理3.16檔案室管理制度（1）檔案存入檢查：1）檔案出入檔案室要清點(diǎn)、登記2）定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全2）檔案室管理：1）檔案室未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷3）檔案室門窗須安裝窗簾，檔案室內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案防止有害生物對檔案的危害5）檔案室嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能6）檔案室須與辦公室、閱檔室分開，并要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵7）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

8）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳3.17檔案鑒定、銷毀制度（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表2）保管期限分永久、長期、短期三種介于兩種保管期限，保管期限從長3）從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值4）檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事銷毀前要造具清冊、提出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字3.18檔案工作人員崗位職責(zé)（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

6）負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。