經(jīng)理學(xué)習(xí)：管理七絕招
管 理 七 絕 招 本書主要講述經(jīng)理人有別于其他人的七條核心管理內(nèi)容：包括選擇的技巧，紀(jì)律與評(píng)價(jià)，主持會(huì)議，談判，撰寫報(bào)告，做演講，基本的財(cái)務(wù)技巧讀者對(duì)象：初中級(jí)職業(yè)經(jīng)理人，各類企事業(yè)單位和公司的普通職員，高等院校相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生第一絕招:選擇的技巧選擇的技巧????每個(gè)經(jīng)理遲早都必須任用員工，挑選工作不僅僅是面試應(yīng)聘者作為一名經(jīng)理，如果你與精通業(yè)務(wù)并與團(tuán)隊(duì)關(guān)系融洽的人一塊兒工作，你的工作就容易得多而且，與許多人不同的是，你處在令人羨慕的位子上，可以挑選許多人與你一塊兒工作他們的業(yè)績(jī)將影響到你，所以，你想確保你能挑選盡可能優(yōu)秀的人來(lái)填補(bǔ)每一個(gè)空缺崗位??? 本章將告訴你如何恰如其分地做到那些它要運(yùn)用如下技巧：???????? 制定職務(wù)說明書和人員描述；???? 廣告招聘空缺；???? 準(zhǔn)備面試；???? 實(shí)施面試；???? 做最終的選擇??? ??? 制定職務(wù)說明書和人員描述??? 你在廣告招聘什么崗位？哪類人可以適合這個(gè)工作？對(duì)于任何成功的選擇, 這兩個(gè)問題都是工作的起點(diǎn)然而，奇怪的是，許多經(jīng)理都完全無(wú)視這些問題當(dāng)他們有空缺崗位時(shí)，他們首先要做的是登招聘廣告但是如果你不知道這兩個(gè)問題的答案，你怎么知道你在招聘什么崗位，或者你的招聘廣告是針對(duì)誰(shuí)的呢？??? 當(dāng)你廣告招聘一個(gè)新崗位時(shí)，上述兩個(gè)問題的答案應(yīng)該是明白無(wú)誤的。
但是，如果現(xiàn)有的一個(gè)崗位成為空缺的話，情況又如何？當(dāng)然，你知道崗位是什么，你希望這個(gè)崗位能夠被與剛離職者類似的人來(lái)填補(bǔ)——或者如果離職者不稱職，你就想要與他們不同的人??? 然而，事情并不是這么簡(jiǎn)單有時(shí)崗位會(huì)正如你想象的那樣，但是，它通常卻不是那樣你需要仔細(xì)考慮職務(wù)說明書，因?yàn)楝F(xiàn)在是你改變它的最好時(shí)機(jī)當(dāng)某人正在從事那項(xiàng)工作的時(shí)候，顯然，你可以改動(dòng)一個(gè)職務(wù)說明書，但是，他們通常不會(huì)滿意這種改動(dòng)；否則，他們會(huì)覺得受騙上當(dāng)，接受了一份他們期望的工作，結(jié)果卻發(fā)現(xiàn)這份工作已經(jīng)變成他們完全不想要的一份工作當(dāng)崗位出現(xiàn)空缺的時(shí)候，）這就是改變職務(wù)說明書而不會(huì)造成任何問題或混亂的一個(gè)絕好時(shí)機(jī)??? 審查你的需求??? 你為什么要改變一個(gè)職務(wù)說明書？如果你考慮一下，答案是清楚的所有工作都應(yīng)該隨時(shí)間而調(diào)整在20年前，不存在形式上與你現(xiàn)在所從事的工作完全相同的崗位（回到那時(shí)，也許你不需要知道怎樣去打開一臺(tái)電腦）而這項(xiàng)工作在以后的20年里也不會(huì)一成不變?yōu)榱诉m應(yīng)其他不斷出現(xiàn)和消失的工作，考慮新的職責(zé)和新的系統(tǒng)，適合你的技能以及你團(tuán)隊(duì)的技能，它幾乎總在調(diào)整但是，除非在那個(gè)崗位成為空缺的時(shí)候——職務(wù)說明書很少會(huì)被改寫，以便考慮到這些變化。
??? 當(dāng)你要仔細(xì)檢查一個(gè)職務(wù)說明書的時(shí)候，有時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你完全不需要進(jìn)新人團(tuán)隊(duì)中的其他人可以承擔(dān)這些任務(wù)，你不用補(bǔ)充人員就可以將工作全部搞定另一方面，你也許發(fā)現(xiàn)這項(xiàng)工作已經(jīng)增加了很多內(nèi)容，你現(xiàn)在確實(shí)需要兩個(gè)人來(lái)從事這項(xiàng)工作或者你也許仍然需要進(jìn)人，但是，只不過需要一個(gè)非全日制人員——或許還有別的事情需要做，而他們可以利用剩余時(shí)間去承擔(dān)那些工作??? 我要給你舉個(gè)例子：假設(shè)你雇傭某人到營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)創(chuàng)辦一份消費(fèi)者通訊這是一份責(zé)任大和需要經(jīng)驗(yàn)的工作它同時(shí)也很費(fèi)時(shí)間，需要在尺寸、顏色、內(nèi)容方面斟酌選擇，要組織人來(lái)提供信息、要找到印刷商等等通訊一經(jīng)創(chuàng)辦并開始運(yùn)轉(zhuǎn)，你決定你確實(shí)也需要一份內(nèi)部通訊所以，這次你的通訊編輯為創(chuàng)辦一份內(nèi)部通訊重復(fù)了前面的工作程序這份通訊一旦創(chuàng)辦并平穩(wěn)運(yùn)行，編輯就被晉升到一個(gè)新近設(shè)立的公關(guān)經(jīng)理的崗位??? 現(xiàn)在你需要一名新的編輯來(lái)負(fù)責(zé)你的通訊但是這項(xiàng)工作現(xiàn)在已經(jīng)有所不同它不需要與先前同樣程度的經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)樾氯怂龅闹皇潜３脂F(xiàn)有的兩個(gè)通訊平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)他們不必具有白手起家地創(chuàng)辦一份新刊物的能力同時(shí)這項(xiàng)工作所花費(fèi)的時(shí)間也會(huì)少些，所以，你也許不需要他們從事全日制工作或者，你可能想雇傭他們從事全日制工作，但是將給他們一些額外的任務(wù)來(lái)占用剩余的時(shí)間。
新的公關(guān)經(jīng)理可能需要兼職的助理，所以，如果公關(guān)經(jīng)理助理的職務(wù)說明書同時(shí)包括負(fù)責(zé)兩份通訊任務(wù)的話，這也許是一個(gè)好主意??? 考慮到變化中的需求，你現(xiàn)在已經(jīng)非常明智地重新設(shè)計(jì)了職務(wù)說明書如果你只是死守現(xiàn)有的職務(wù)說明書，你的新編輯就會(huì)覺得無(wú)用武之地，可能會(huì)產(chǎn)生厭煩情緒，而當(dāng)有人有時(shí)間和技術(shù)能提供幫助的時(shí)候，你的新公關(guān)經(jīng)理卻可能身邊缺少助手??? 同樣，你也重新設(shè)計(jì)了人員描述你想要聘用某個(gè)與上次擔(dān)任這項(xiàng)工作的人員有所不同的人你的上一位編輯是一位有抱負(fù)的人，他已經(jīng)被提升到公關(guān)經(jīng)理的崗位于是，這次你尋找的人，他的經(jīng)驗(yàn)可以比前任少，但是，他要樂于從事一種更加常規(guī)的工作，使通訊出版維持原狀——而不是像前任編輯那樣要承擔(dān)重大的規(guī)劃??? 所以,每當(dāng)一個(gè)崗位成為空缺的時(shí)候，重要的是要利用這個(gè)機(jī)會(huì)來(lái)審查職務(wù)說明書和人員描述不要想當(dāng)然地認(rèn)為，你想聘用與原來(lái)差不多的人??? 職務(wù)說明書??? 所以，我們確定，在你廣告招聘空缺職位之前，你需要擬定一個(gè)職務(wù)說明書但是，一份合適的職務(wù)說明書確切地說是什么樣的呢？你打算描述這項(xiàng)工作所需承擔(dān)的職責(zé)——可能需要幾頁(yè)紙這樣一份文件將幫助你很好地確定你需要成功的求職者擔(dān)任什么角色，而且職務(wù)說明書也能向所有求職者解釋這項(xiàng)工作。
職務(wù)說明書應(yīng)該在面試前寄達(dá)所有的被面試者，這樣他們就可以知道他們申請(qǐng)的是什么工作這意味著職務(wù)說明書應(yīng)該包括無(wú)論你還是應(yīng)聘者都需要的所有信息??? 傳統(tǒng)的職務(wù)說明書通常只是列出所有需要完成的任務(wù)，例如為每月發(fā)行的通訊準(zhǔn)備稿子，或接聽公關(guān)經(jīng)理的電話但是它并沒有告訴你那項(xiàng)工作真正是什么內(nèi)容這些工作任務(wù)是達(dá)到目的的手段，而目的即工作的目標(biāo)則更為重要所以，要描述工作的目標(biāo)和職責(zé)一份好的職務(wù)說明書應(yīng)該包括：??? ???? 工作目標(biāo)例如，目標(biāo)可以是確保機(jī)構(gòu)、客戶和員工之間有益的、經(jīng)常性的溝通???? 主要職責(zé)這些是達(dá)成工作目標(biāo)的主要手段例如，每月準(zhǔn)時(shí)發(fā)行一份有效的客戶通訊(你必須決定怎樣去衡量它的效率），準(zhǔn)時(shí)發(fā)行內(nèi)部通訊季刊，協(xié)助公關(guān)經(jīng)理完成他們的目標(biāo)???? 主要任務(wù)這些是必須完成的最重要的任務(wù)根據(jù)他們的各項(xiàng)職責(zé)來(lái)恰當(dāng)?shù)亓谐鋈蝿?wù)所以，在“每月準(zhǔn)時(shí)發(fā)行一份有效的顧客通訊”的職責(zé)下，你會(huì)列出這樣一些任務(wù)：將采用的材料收集在一起，編輯材料，安排照片和插圖，與設(shè)計(jì)師和印刷商聯(lián)系等等???? 工作條件如果這些開始時(shí)就清楚的話，你可以避免與被任命的新人可能發(fā)生的許多可怕的誤解工作時(shí)間是什么？希望他們有時(shí)工作得晚些嗎？這項(xiàng)工作包含駕駛?cè)蝿?wù)嗎？這類問題是你現(xiàn)階段應(yīng)該回答的，不要留到以后。
???? 社會(huì)環(huán)境成功求職者將與團(tuán)隊(duì)一起工作還是獨(dú)自工作？有一個(gè)開放的辦公室還是差不多所有門都關(guān)閉的一條走廊？這項(xiàng)工作是否需要與外界——客戶、供應(yīng)商、在其他地方的同事——有許多接觸嗎？這些情況對(duì)許多人都非常重要他們想了解這些情況，以便判斷這項(xiàng)工作是否對(duì)他們合適如果你任用一位合群的、愛交際的人，他主要從與別人交往中獲取靈感和動(dòng)力，而你隨后將他安排到一個(gè)辦公室讓他獨(dú)自工作、與外界很少接觸，這樣就會(huì)行不通他們不會(huì)賣力工作，他們會(huì)悶悶不樂，從而會(huì)降低他們的生產(chǎn)率，而你也會(huì)和他們一樣懊悔，后悔給他們提供了這份工作???? 職業(yè)發(fā)展人們也需要了解這方面情況如果他們由于誤會(huì)而接受這項(xiàng)工作，你將會(huì)和他們一樣難受你將提供什么培訓(xùn)？該機(jī)構(gòu)對(duì)職業(yè)發(fā)展和晉升的態(tài)度是什么？你是否鼓勵(lì)人們拓展他們的技能，當(dāng)他們這樣做的時(shí)候，你是否給予獎(jiǎng)勵(lì)？你喜歡內(nèi)部晉升嗎？??? ??? 你應(yīng)該可以看到，這與傳統(tǒng)的任務(wù)列表（接電話、打開郵件、沖咖啡……）很不相同，但是，對(duì)你和應(yīng)聘者要有用得多現(xiàn)在你已經(jīng)描述了那項(xiàng)工作，你就有更好的條件來(lái)判斷哪類人可以適合那項(xiàng)工作??? 人員描述??? 這種人員描述是供你自己使用的，不是供應(yīng)聘者傳閱的。
你試圖做的是要描述你正在尋找的人員的類型，以便你制作一份人員描述，用以衡量每個(gè)應(yīng)聘者，看看他們是否符合要求這可以使你避免任用缺乏某種關(guān)鍵技能或品質(zhì)的人，它也能使你保持客觀??? 比如，如果你是非常合群的人，你可能不會(huì)特別喜歡身邊凈是些甘愿獨(dú)處的人如果你發(fā)現(xiàn)自己在給這種類型的人面試，你可能會(huì)打消要任用他們的想法但是如果這項(xiàng)工作大部分時(shí)間需要獨(dú)自工作，你任用有些喜歡孤獨(dú)的人會(huì)好一些如果你有一份人員描述是這樣規(guī)定的，那么，對(duì)于沉默寡言的應(yīng)聘者，即使你對(duì)他們沒有特別的好感，你更有可能會(huì)客觀地對(duì)待他們??? 你需要從三個(gè)方面描述你理想中的應(yīng)聘者：??? ???? 他們的技能與經(jīng)驗(yàn)這些是你所尋求的實(shí)際能力你想知道這個(gè)人會(huì)打字、以前編輯出版過的稿件，知道如何有效地與別人打交道，可以根據(jù)截稿時(shí)間安排工作，說法語(yǔ)等等???? 他們的資格這些是他們?cè)谀硞€(gè)具體專業(yè)領(lǐng)域成就的證明當(dāng)然，它可以包括學(xué)業(yè)資格，但是，也可以包括職業(yè)資格證書如RSA打字資格證書，City & Guilds證書等等???? 他們的個(gè)人品質(zhì)什么類型的人可以適合這項(xiàng)工作？外向的人還是文靜的人？雄心勃勃的人還是樂于在一段時(shí)間待在同一崗位的人？你需要守口如瓶的人？或者善于迅速采取決策的人？你也要考慮什么類型人能夠很好地融入團(tuán)隊(duì)。
如果你在這個(gè)團(tuán)隊(duì)中已經(jīng)有太多天生的領(lǐng)導(dǎo)者，你可能需要某個(gè)甘居人下的人如果團(tuán)隊(duì)中其他人非常樂于以一種靈活的風(fēng)格工作，在需要的時(shí)候會(huì)互相補(bǔ)臺(tái)，會(huì)調(diào)整工作時(shí)間以適應(yīng)工作的需要，如果你任用一個(gè)墨守成規(guī)的人加入他們之中，這就未必行得通??? ??? 按照上述各點(diǎn)，列出你的要求將它們按兩個(gè)標(biāo)題分別列出：必不可少的要求與稱心如意的要求當(dāng)你開始評(píng)估應(yīng)聘者的時(shí)候，這將會(huì)有幫助有些要求你是無(wú)法將就的——不具備某一技能或品質(zhì)將被淘汰出局比如，你不能雇傭一個(gè)不會(huì)打字的秘書這種要求應(yīng)該列為必不可少的要求然而，其他要求也可以列入人員描述中作為稱心如意的要求，但是，即使沒有列入這些要求，你也能夠設(shè)法對(duì)付——當(dāng)你要挑選最優(yōu)秀的人士的時(shí)候，你可以在這些方面表現(xiàn)出一些靈活性例如，你也許希望你的通訊編輯具有英語(yǔ)A級(jí)水平，但是，如果他們的書面語(yǔ)言技能顯然足夠好的話，雖然沒有達(dá)到那個(gè)要求，你仍可以考慮他??? 心理測(cè)試??? 有許多這種類型的測(cè)試，它們的目的是要判斷和區(qū)分一個(gè)應(yīng)聘者各個(gè)方面的性格與資質(zhì)有些測(cè)試給你提供有關(guān)應(yīng)聘者的整體情況，有些測(cè)試則檢查特定的問題，如這個(gè)人在討論或辯論中與其他人意見不一致的時(shí)候如何回答問題??? 這些測(cè)試中有一些是由應(yīng)聘者通過答題紙來(lái)完成，然后你再給打分。
而有些測(cè)試則需要將應(yīng)聘者送去參加兩天課程，在課程結(jié)束之時(shí)由授課的專家向你提供一份評(píng)估意見??? 心理測(cè)試可能有用，但是只能作為篩選過程中許多項(xiàng)內(nèi)容中的一個(gè)不要過分地依賴心理測(cè)試它不能代替其他篩選程序，而是一種補(bǔ)充它有助于得出更加全面的印象在任何情形下，雖然大多數(shù)人并不這么做，但是任何有智慧、有見識(shí)的應(yīng)聘者都能按照他們認(rèn)為會(huì)給自己帶來(lái)最有利結(jié)果的方式給出答案或調(diào)整其行為許多求職者厭惡心理測(cè)試所以，如果你確實(shí)要使用它，最好是向應(yīng)聘者解釋，這種測(cè)試不是要決定他們是否能獲得工作，它只是你要考慮的許多因素中的一個(gè)，好讓他們放心??? 不要為了引人注目、為了給應(yīng)聘者留下深刻印象或你要省去實(shí)施其他的篩選步驟，而使用心理測(cè)試不要逐項(xiàng)查看一組測(cè)試題，然后挑出那些看似有趣的試題如果你使用這些測(cè)試——當(dāng)然，有些時(shí)候它們會(huì)非常有用的——它應(yīng)該是因?yàn)槟阍谌藛T描述中已經(jīng)確定一項(xiàng)要求，你需要對(duì)之進(jìn)行測(cè)試??? 也許你有一個(gè)工作很得力的團(tuán)隊(duì)，只是它不能產(chǎn)生許多新思想在這種情況下，你的人員描述可以規(guī)定，你需要一個(gè)有想法的人來(lái)填補(bǔ)出現(xiàn)的空缺崗位僅僅通過面試，可能難以鑒定這種品質(zhì)所以，你可能決定尋找一種測(cè)試，以便給你提供有關(guān)這方面的另一種意見。
??? 或者你可能要尋找某個(gè)人——也許與大客戶或者與工會(huì)——從事一項(xiàng)需要許多重要的和棘手的談判的工作在這種情形下，你可以使用測(cè)試來(lái)弄清應(yīng)聘者的外交與談判技能??? 許多經(jīng)理都覺得有用的一個(gè)告誡是，進(jìn)行測(cè)試，但直到完成面試之后，才看測(cè)試結(jié)果這樣做能更好地防止測(cè)試結(jié)果過多地影響他們對(duì)應(yīng)聘者的看法??? 讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)參與選擇??? 如果這個(gè)新人必須作為團(tuán)隊(duì)的一員來(lái)工作，你要讓團(tuán)隊(duì)的所有成員都覺得參與了篩選過程如果他們覺得他們出了力，他們將更有可能接受應(yīng)聘成功者并與他們良好工作在任何情況下，團(tuán)隊(duì)的投入應(yīng)該是真正寶貴的??? 在你制定職務(wù)說明書和人員描述這個(gè)階段，要與整個(gè)團(tuán)隊(duì)開一個(gè)會(huì)議如果空缺是由團(tuán)隊(duì)中的某人離去造成的，若有可能，讓他們也參與這種討論詢問團(tuán)隊(duì)，讓他們發(fā)表他們認(rèn)為重要的、有關(guān)新人的技能、資格、個(gè)人品質(zhì)方面的意見請(qǐng)他們想一想他們不喜歡哪些品質(zhì)（請(qǐng)不要再來(lái)一位杰出的組織者）給團(tuán)隊(duì)成員一個(gè)機(jī)會(huì)與你私下交談，因?yàn)樗麄兛赡芟胩岢鲆粋€(gè)調(diào)整建議，或解釋一項(xiàng)條件，而不想讓團(tuán)隊(duì)其他人知道??? 你應(yīng)該在篩選過程中繼續(xù)調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)參與要確保他們能夠見到所有初選入圍的應(yīng)聘者如果這個(gè)團(tuán)隊(duì)只有幾個(gè)人，就讓他們參加面試評(píng)審小組，或者邀請(qǐng)所有的應(yīng)聘者參加團(tuán)隊(duì)的午餐會(huì)。
不管你怎么做，都要讓團(tuán)隊(duì)參與進(jìn)來(lái)否則，他們沒有理由要與新人合作? ??? 練就你的絕招：你必須知道，你廣告招聘的是什么崗位，最合適填補(bǔ)這個(gè)位子的是什么類型的人要審查職務(wù)說明書——如果需要修改，就重寫它把人員描述與職務(wù)說明書進(jìn)行對(duì)照如果這個(gè)人將作為團(tuán)隊(duì)的一員，則要讓這個(gè)團(tuán)隊(duì)參與篩選過程雖然這幾點(diǎn)也許是顯而易見的，但是它們對(duì)于篩選的成功至關(guān)重要??? 團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該被邀請(qǐng)參加最后決策、并有發(fā)言權(quán)他們的觀點(diǎn)是重要的，他們是那些必須與新人一道工作的人你不必選擇他們的第一人選，但是你應(yīng)該能夠向他們說明你的選擇選擇團(tuán)隊(duì)激烈反對(duì)的人也是非常不明智的??? 廣告招聘空缺崗位??? 現(xiàn)在你已經(jīng)準(zhǔn)確地確定什么是空缺崗位，誰(shuí)可以勝任這個(gè)位子，這就是廣告招聘的時(shí)候了首先，內(nèi)部招聘是一個(gè)好主意內(nèi)部任用與外部招聘比有許多好處：??? ???? 它成本較低；???? 成功的應(yīng)聘者已經(jīng)熟悉該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)和工作風(fēng)格；???? 看到他們工作的機(jī)構(gòu)支持內(nèi)部晉升，這能振奮大家的精神選擇的技巧(2)????通過便函、通告欄、與有合適應(yīng)聘者的其他部門經(jīng)理交談等方式進(jìn)行崗位招聘??? 如果你決定在內(nèi)部招聘同時(shí)進(jìn)行外部招聘，或決定外部招聘而不進(jìn)行內(nèi)部招聘，想一想應(yīng)聘者可能會(huì)在哪里尋找招聘廣告。
如果你在招聘一名接待員，只有當(dāng)?shù)厝擞袡C(jī)會(huì)申請(qǐng)所以，你應(yīng)該找當(dāng)?shù)孛襟w來(lái)做廣告但是，如果你想尋找一名專門領(lǐng)域的研究生，或一名高級(jí)的資深經(jīng)理人，你可能發(fā)現(xiàn)，人們將從全國(guó)各地前來(lái)應(yīng)聘，為了獲得這份工作他們隨時(shí)準(zhǔn)備遷移過來(lái)，所以，要在全國(guó)性報(bào)刊上招聘你可以考慮在下面任何一種媒介中做招聘廣告：??? ???? 就業(yè)中心和職業(yè)介紹所；???? 學(xué)校、學(xué)院、理工學(xué)院和大學(xué)；???? 地方、行業(yè)或全國(guó)性報(bào)刊；???? 地方電臺(tái)；???? 職業(yè)和工會(huì)組織出版物；???? 寫信給以前面試中被你拒絕的人??? ??? 在何處做招聘廣告值得好好思考，因?yàn)槿绻麄儚膩?lái)就沒有看到你的招聘廣告，你不能指望能吸引到最優(yōu)秀的應(yīng)聘者當(dāng)你在尋找一名技術(shù)精湛的技術(shù)員或經(jīng)理的時(shí)候，如果你試圖要節(jié)省在全國(guó)性報(bào)刊上刊登廣告的費(fèi)用而在地方報(bào)刊上做廣告，你就會(huì)有可能收不到合適的求職申請(qǐng)你浪費(fèi)許多時(shí)間以及最初的廣告費(fèi)用，而你不得不又要從頭再來(lái)所以，好好想一想潛在的應(yīng)聘者會(huì)在哪里尋找招聘廣告要記住，有些出版物會(huì)在一個(gè)星期的某個(gè)日子專門招聘某些類型的崗位??? 招聘廣告??? 當(dāng)應(yīng)聘者看到你的廣告的時(shí)候，他們開始對(duì)你的組織有了印象所以，要保證它是一個(gè)好的印象。
一項(xiàng)新的任用是雙向的：你審查應(yīng)聘者，他們也同樣審查你想象一下，你找到了理想的應(yīng)聘者，并提供給他們工作，有他作為你機(jī)構(gòu)的一員你會(huì)感到自豪……到頭來(lái)，他們卻拒絕了這份工作，因?yàn)樗麄儾⒉徽嬲矚g為你工作所以，從一開始就要給大家一個(gè)盡可能好的印象：??? ???? 提供所有重要的細(xì)節(jié)——職務(wù)頭銜、目標(biāo)和主要職責(zé)你可以適當(dāng)選擇間距，使文字不要過分擁擠???? 不要籠統(tǒng)，要具體如果可能，給出一個(gè)工資范圍，不要只說有誘人的工資同樣地，不要籠統(tǒng)說有良好的工作條件：如果你要提及的話，請(qǐng)說明工作時(shí)間、休假權(quán)利或你認(rèn)為會(huì)提出的任何情況???? 簡(jiǎn)單描述一下你的機(jī)構(gòu)及其業(yè)務(wù)情況???? 給讀者一個(gè)清晰的行動(dòng)路線索要申請(qǐng)表的電話號(hào)碼，或通信地址，或你想讓他們做的任何事情???? 給出申請(qǐng)的截止日期??? ??? 要保證你的廣告措辭謹(jǐn)慎，以避免暗示有性別、種族、婚姻狀況及其他方面的偏好表明一種偏好不僅是外行的，而且還是違法的??? 使用職業(yè)介紹所??? 招聘一個(gè)空缺還有另一種方法，那就是讓別人替你做你可以到就業(yè)介紹所去找人來(lái)填補(bǔ)體力工作或辦公室工作的空缺，或者如果你需要找人來(lái)完成更嚴(yán)峻的任務(wù)，你就去找一位專業(yè)的獵頭。
??? 一個(gè)優(yōu)秀的招聘代理會(huì)來(lái)拜訪你，以便更好地了解你的機(jī)構(gòu)和工作環(huán)境他們將希望獲得包括職務(wù)說明書和人員描述等內(nèi)容的一個(gè)全面介紹然后，他們回去給你開出一份求職者的初選名單??? 申請(qǐng)表??? 你需要給每位求職者寄去申請(qǐng)表，同時(shí)附上一份友好的信函，感謝他們有興趣來(lái)應(yīng)聘該項(xiàng)工作你應(yīng)該同時(shí)寄去職務(wù)說明書，以便求職者知道他們申請(qǐng)的是什么工作??? 申請(qǐng)表有兩種作用：使你能夠選出參加面試的初步名單，在面試的時(shí)候幫助你順利進(jìn)行面試所以，需要仔細(xì)填寫申請(qǐng)表當(dāng)然，你將向所有求職者詢問諸如姓名、地址及以前的工作經(jīng)歷等詳細(xì)情況但是，你應(yīng)該保證，你也會(huì)詢問你需要了解的任何情況，以便確定初選名單??? 研究一下你的人員描述如果必不可少的條件是他們必須有在公司通訊或雜志方面的工作經(jīng)驗(yàn)，你最好包含一個(gè)這方面的問題，以便專門詢問他們有關(guān)的情況一旦收到所有的申請(qǐng)，你將有必要列出一份初步名單（除非求職者不夠多，你可以讓他們?nèi)繀⒓用嬖嚕??? 確定初選名單的最好方法是要絕對(duì)客觀制定你拒絕一份申請(qǐng)的標(biāo)準(zhǔn)，然后，從頭至尾閱讀申請(qǐng)表并根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)挑選他們除此以外，還應(yīng)該保證，落選的求職者不會(huì)有根據(jù)聲稱受到了歧視??? 采用的首要標(biāo)準(zhǔn)就是要仔細(xì)閱讀申請(qǐng)表，回絕那些不完全符合人員描述中那些必不可少的要求的任何求職者（如果你不這樣做，就會(huì)使人員描述成為兒戲）。
你會(huì)明白，保證申請(qǐng)表能夠問及所有有關(guān)的問題為什么是重要的——否則，你就不能做好這件事??? 如果你仍有太多的求職者，要決定你所能應(yīng)用的其他什么標(biāo)準(zhǔn)，并運(yùn)用這些新標(biāo)準(zhǔn)來(lái)審查余下的申請(qǐng)例如，你可能決定要回絕從事公關(guān)工作至少不夠兩年的求職者你可以按這樣的原則去做，直到你達(dá)到一個(gè)合適的求職人數(shù)??? 要靈活一點(diǎn)對(duì)待你要面試的應(yīng)聘者的數(shù)目顯然，為一個(gè)辦公室職員的崗位，你沒有時(shí)間去面試三百個(gè)求職者，但是，許多經(jīng)理頭腦里有個(gè)固有的觀念，即面試六位應(yīng)聘者是恰到好處的——這正好占用一天的時(shí)間——他們就一直在刷掉應(yīng)聘者，直到初選名單剩六個(gè)人但是，如果你采用吹毛求疵的標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到這一點(diǎn)，最后你可能實(shí)際上會(huì)將某個(gè)最佳人選排除在外??? 在我舉的上一個(gè)例子中，決定去掉那些缺乏至少兩年公關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)聘者是合理的如果申請(qǐng)的質(zhì)量都足夠高，在你審查“必不可少的”條件之后，你可以開始使用你的“稱心如意的”標(biāo)準(zhǔn)但是不要采用空洞的或無(wú)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)比如，將所有必不可少的和稱心如意的要求作為標(biāo)準(zhǔn)，然后決定你不會(huì)去面試某個(gè)不具備至少一個(gè)碩士學(xué)歷的人，這樣做是愚蠢的這實(shí)際上完全不會(huì)改善你初選名單的質(zhì)量，而只是名單的長(zhǎng)度所以，如果前七位、前八位——或前十位、前十二位求職者看上去都非常優(yōu)秀，要想個(gè)辦法讓他們都能參加面試。
不然的話，到頭來(lái)你可能拒絕了最好的應(yīng)聘者，自己卻不得而知??? 通知求職者??? 一旦你選出了初選名單，要與每個(gè)求職者聯(lián)系給入選的應(yīng)聘者打電話，請(qǐng)他們來(lái)面試——不要浪費(fèi)時(shí)間去寫信，否則，他們也許會(huì)失去興趣或接受別的工作即使為了一個(gè)初級(jí)崗位，面試也需要進(jìn)行大約45分鐘對(duì)于一個(gè)高級(jí)崗位，你可能想安排半天時(shí)間，雖然你準(zhǔn)備舉行第二次面試，第一次面試可能只花了大約一小時(shí)在面試間歇，你還需留出時(shí)間作些記錄??? 給所有未成功的應(yīng)聘者寫信要記住，你在這個(gè)工作中拒絕的人可能會(huì)對(duì)下一個(gè)工作很合適，所以，你想給他們留個(gè)好印象你希望他們讀你的信，而且心里想“真慚愧，我會(huì)喜歡為這個(gè)公司工作的”，而不是要“罵娘”所以，要感謝他們有興趣來(lái)應(yīng)聘，并向他們保證你會(huì)保存他們的詳細(xì)材料以便將來(lái)有更合適的崗位出現(xiàn)? ??? 練就你的絕招：廣告招聘可能很費(fèi)錢，所以，要仔細(xì)檢查你的所有選擇方案能否通過內(nèi)部招聘填補(bǔ)空缺？如果不行，要查看各種你能接觸到的媒體通過招聘空缺，你也同時(shí)在給你的公司做廣告——要打造一個(gè)好印象確保你的申請(qǐng)表所提的是你希望得到答復(fù)的問題要與所有的求職者聯(lián)系，甚至是那些落選的人——誰(shuí)知道，他們也許是你下一個(gè)空缺崗位的完美人選。
??? 準(zhǔn)備面試??? 直到在面試開始前的5分鐘，你還在收拾你的所有零碎紙張——職務(wù)說明書、申請(qǐng)表等等，這是不可取的你必須認(rèn)真地進(jìn)行計(jì)劃和準(zhǔn)備你需要向每位應(yīng)聘者展示職業(yè)形象，讓他們覺得你為申請(qǐng)表和面試已經(jīng)不辭辛勞如果你想讓他們接受那份你可能提供給他們的工作，或者你想讓他們即使沒有得到那份工作，但仍能說你機(jī)構(gòu)的好話，那么他們對(duì)你的看法是重要的??? 你也需要進(jìn)行準(zhǔn)備，因?yàn)槿绻悴粶?zhǔn)備，你從面試中不會(huì)獲得你需要了解的所有東西在面試完他們之后你將發(fā)現(xiàn)，你忘記了問某個(gè)關(guān)鍵的問題，或者你幾乎整天想著那個(gè)問題，但是你從沒有向你見到的頭三位應(yīng)聘者發(fā)問??? 實(shí)用的做法??? 在實(shí)用的做法方面你也需要做準(zhǔn)備如果你太晚才意識(shí)到，接待處沒有人知道應(yīng)聘者要來(lái)，你辦公室二把手被借用而你不知道他上哪兒了，然后，你的電話在面試中響個(gè)不停，這樣你就給應(yīng)聘者留下了可怕的印象，你也會(huì)分心而不能集中心思在面試上面所以，要考慮這些實(shí)用的做法：??? ???? 歡迎應(yīng)聘者通知接待處誰(shuí)要來(lái)、何時(shí)來(lái)，安排人迎接他們，決定他們?cè)诤翁幍炔?zhǔn)備好地方（確保那個(gè)地方是舒適的，放一些年度報(bào)告和客戶通訊在那里），保證應(yīng)聘者如果需要可以去休息室，并給他們提供咖啡或茶。
???? 防止打擾轉(zhuǎn)移你的電話，保證不會(huì)有人闖入辦公室安排人在附近以阻止同事前來(lái)打擾你，或在門上貼一張通告???? 安排房間不要隔著桌子面試應(yīng)聘者理想的是，你們雙方（及其他評(píng)審人員）都應(yīng)該在舒適的椅子上就坐，以便你們可以放松和易于交流在這種氛圍中人們會(huì)更加愿意敞開心扉如果你的辦公室不合適，你是否能另找一間合適的？至少，將椅子從桌子那里挪開??? 選擇的技巧(3)????一旦你整理出這些實(shí)用的做法，你就可以準(zhǔn)備面試了這種面試應(yīng)該遵循包含4個(gè)過程的計(jì)劃：介紹、提問、提供信息、小結(jié)介? 紹??? 以簡(jiǎn)單介紹自己、你的部門和你的機(jī)構(gòu)作為開場(chǎng)白描述一下那份工作以及寄給應(yīng)聘者的職務(wù)說明書然而，在這個(gè)階段，不要提供太多的信息，特別是不要泄露你的人員描述上的信息理由是，如果你給應(yīng)聘者提供太多信息，對(duì)你后面的問題，他們就會(huì)調(diào)整他們的答復(fù)，而揀你想聽的來(lái)說??? 提? 問??? 你應(yīng)該準(zhǔn)備你要向所有應(yīng)聘者提出的問題清單，以便他們都有機(jī)會(huì)在平等基礎(chǔ)上互相競(jìng)爭(zhēng)從他們個(gè)人答復(fù)的情況看，如果需要的話，你還可以問一些補(bǔ)充的問題，或要求作一些說明你將根據(jù)申請(qǐng)表來(lái)提問題，你還應(yīng)該同時(shí)結(jié)合職務(wù)說明書和人員描述，一起得出問題清單。
這些問題應(yīng)該屬于下面兩類問題中的一類：??? ???? 有關(guān)工作的問題這些是確定應(yīng)聘者在工作方面是否達(dá)到要求的問題你想驗(yàn)證他們?cè)谶@項(xiàng)工作主要方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)應(yīng)該向所有應(yīng)聘者提出清單上的這部分問題???? 有關(guān)本人的問題這些問題可能因應(yīng)聘者的不同而不同，將由申請(qǐng)表的提示而來(lái)你可能對(duì)這個(gè)人是否合適這份工作方面沒有把握，你應(yīng)該準(zhǔn)備問題來(lái)問每位應(yīng)聘者，以便弄清這些疑問你可能想問他們有關(guān)資格、離開從前崗位的理由、工作風(fēng)格等方面的問題通常的做法是，要準(zhǔn)備一些問題，好讓他們談?wù)勊麄冞^去的經(jīng)歷，他們目前的處境，他們的觀點(diǎn)和態(tài)度以及他們未來(lái)的抱負(fù)提供信息??? 這階段面試的內(nèi)容是，你要告訴應(yīng)聘者他們需要知道的有關(guān)機(jī)構(gòu)、工作及就業(yè)條件方面的各種情況要保證你會(huì)準(zhǔn)備這方面信息，因?yàn)樵诿嬖囍澳憧赡鼙仨氉鲞@方面的決定有多長(zhǎng)的假期權(quán)利？建議的工資或工資幅度是什么？將給予成功的應(yīng)聘者什么培訓(xùn)？小? 結(jié)??? 你將通過請(qǐng)應(yīng)聘者提問來(lái)結(jié)束面試，所以，你最好要準(zhǔn)備答案要準(zhǔn)備一份你的就業(yè)條款和條件，保證你能耳熟能詳你也可能被問到下一步會(huì)怎樣，所以，想一想這個(gè)問題你將如何與應(yīng)聘者聯(lián)系？什么時(shí)候？是否會(huì)有第二次面試？??? 你應(yīng)該自己或安排團(tuán)隊(duì)中的其他人帶每位應(yīng)聘者看看，如果他們獲得這份工作的話，將在哪里辦公。
這會(huì)使他們對(duì)工作場(chǎng)所有一個(gè)感性的認(rèn)識(shí)，并可以發(fā)現(xiàn)任何潛在的問題，比如它正好靠窗、通向一個(gè)花壇，天氣暖和的時(shí)候，這個(gè)窗總是開著，他們會(huì)得花粉熱? ??? 練就你的絕招：你需要對(duì)面試進(jìn)行準(zhǔn)備想從每位應(yīng)聘者那里得到最好的東西就要求我們遵從一些實(shí)用的做法——誰(shuí)來(lái)“迎接和問候”應(yīng)聘者？面試的房間如何布置？要準(zhǔn)備問題清單來(lái)向所有應(yīng)聘者提問，要準(zhǔn)備回答有關(guān)公司、崗位、工作條件方面的提問??? ??? 進(jìn)行面試??? 如果你已經(jīng)做了恰當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，你應(yīng)該發(fā)現(xiàn)面試是非常簡(jiǎn)單的記住你在盡己所能讓人們對(duì)機(jī)構(gòu)留下一個(gè)好印象，所以，要友好、舉止文雅并保證面試準(zhǔn)時(shí)開始??? 介紹背景情況??? 要站起來(lái)向應(yīng)聘者致意，并請(qǐng)他們就坐，然后，介紹一下你擬定的面試程序：“我將簡(jiǎn)短地作自我介紹，并介紹部門、機(jī)構(gòu)情況，然后，我要問你們一些有關(guān)你自己、你的技能和經(jīng)歷方面的問題這之后，我將給你們講講有關(guān)崗位和就業(yè)條件，然后，你們有什么問題可以向我提問??? 在面試的最初幾分鐘里——以及差不多在面試的整個(gè)過程中——你的主要工作是使應(yīng)聘者不拘束要微笑，放松地對(duì)待他們，以便他們也能放松地對(duì)你，他們講話時(shí)不要打斷他們他們?cè)椒潘?，他們提供給你的信息就越多。
如果你確實(shí)對(duì)面試緊張——有些經(jīng)理也會(huì)緊張——那么，這也將有助于你放松??? 特別是如果你感到應(yīng)聘者非常緊張——好的想法是要從申請(qǐng)表上找一些你能夠聊上一兩分鐘的話題（姑且不說別的，它至少表明你已經(jīng)看過申請(qǐng)表）你是在愛丁堡上的大學(xué)？我的家也來(lái)自那里——你認(rèn)為那個(gè)城市怎樣？”這使你能很快地將話題引入到面試本身上來(lái)，也使人覺得你更有人情味，有助于使應(yīng)聘者不拘束當(dāng)你的同事正將應(yīng)聘者的外套拿走，正在取咖啡，而應(yīng)聘者正在入坐，在這種混亂中開始就重要的問題進(jìn)行提問是不公平的，采取前面的做法也有助于你度過面試開始時(shí)的那幾分鐘??? 傾? 聽??? 在面試中，要用眼睛交流，要表現(xiàn)出興趣不要總是低著頭，記著筆記現(xiàn)在記些簡(jiǎn)單的筆記就可以，在面試結(jié)束以后，你可以對(duì)筆記再作添補(bǔ)限定自己只記錄過一會(huì)兒還想再提及的事情，或者只記錄你可能忘記或弄錯(cuò)的任何重要或確鑿的事情??? 你在試圖勾畫一幅應(yīng)聘者完整的、全面的畫面，所以，要讓他們自由地談話問一些開放型問題——即應(yīng)聘者不能僅僅回答是或不是這樣的問題例如，如果你想知道應(yīng)聘者是否善于根據(jù)截稿時(shí)間來(lái)安排工作，不要問：“你是否善于根據(jù)截稿時(shí)間來(lái)安排工作？” 要問他們一個(gè)更加開放的問題：“你是否經(jīng)常根據(jù)截稿時(shí)間來(lái)安排工作？你是如何妥善處理的？”??? 在面試開始的幾分鐘之后，直到你請(qǐng)他們向你提問的時(shí)候，應(yīng)該十有八九是應(yīng)聘者在說話。
一旦你問完了你的問題，要向他們介紹工作情況的時(shí)候，你才能對(duì)這種情形做出調(diào)整??? 探究疑惑之處??? 如果你對(duì)有些情況不能肯定，只有給應(yīng)聘者提供機(jī)會(huì)向你做解釋，對(duì)他們才是公平的如果你關(guān)心近幾年他們的職務(wù)沒有很大的進(jìn)步——他們?nèi)匀荒猛瑯拥墓べY、擔(dān)負(fù)同樣的職責(zé)——問一問這個(gè)問題如果他們好像在回避這個(gè)題目，要控制局面，向他們問一些封閉型問題——即他們可以只答是或不是這樣的問題所以，你在目前的崗位已經(jīng)3年了？你仍在做自進(jìn)入公司以來(lái)一直做的工作？”??? 如果應(yīng)聘者是通情達(dá)理的，他們會(huì)希望你問這些問題，所以，不要對(duì)刨根問底的提問覺得不自在你就問：“在那段時(shí)間你是否曾要求晉升？”你沒有必要魯莽，你只是禮貌地詢問你想了解的情況用同樣的語(yǔ)調(diào)繼續(xù)問這方面問題直至你得到你需要的信息如果答案是否定的，問他們?yōu)槭裁礇]有要求提升等等……繼續(xù)提問直到你滿意為止??? 在你問完所有可問的問題之后，如果你仍然擔(dān)心，你需要把這種擔(dān)心說出來(lái)這樣對(duì)應(yīng)聘者才公平也許有一個(gè)很好的解釋，所以，你必須給他們機(jī)會(huì)讓他們把它說出來(lái)當(dāng)然，只是仍要禮貌地這樣說：“我能告訴你我在擔(dān)心什么嗎？你現(xiàn)在已經(jīng)當(dāng)了7年的公關(guān)助理，甚至當(dāng)你換了雇主的時(shí)候，你的任務(wù)好像都沒有增加。
我當(dāng)然想知道，如果你獲得這份工作，當(dāng)有必要增加任務(wù)的時(shí)候，那么，你是否能夠勝任增加的職責(zé)??? 當(dāng)你要探究疑惑之處的時(shí)候，不要忘記在這里你處于雙向的交易當(dāng)中假設(shè)你給他們提供這份工作，你必須鼓勵(lì)他們有接受這份工作的想法應(yīng)聘者自己也可能會(huì)有疑惑，他們可能在想，職業(yè)前景看起來(lái)并不好，或者管理的風(fēng)格是自己人和外人區(qū)分得非常清楚如果你認(rèn)為應(yīng)聘者可能有疑慮，鼓勵(lì)他們表達(dá)出來(lái)，否則，你不可能使他們放心??? 面試之后??? 當(dāng)面試結(jié)束時(shí)，將情況明白地告訴應(yīng)聘者保證他們不會(huì)有懸而未決的問題要問，然后，這樣說：“非常感謝你們的光臨重復(fù)一遍下一個(gè)程序，以便提醒應(yīng)聘者：“我們大約在下周會(huì)與你們聯(lián)系”，要保證你會(huì)告訴他們?cè)趺措x開：“大衛(wèi)會(huì)替你們找衣服、帶你們出去”，或者“你們可以把你們開支的報(bào)銷單據(jù)給安德里亞”既然你已完成對(duì)他們的面試，安排人在外面帶路比讓應(yīng)聘者在走廊獨(dú)自閑逛會(huì)顯得更加友好??? 在面試當(dāng)中，我前面已經(jīng)提到過，你將做些記錄，但是你會(huì)太注意傾聽?wèi)?yīng)聘者而不能做完整的筆記現(xiàn)在是整理它的時(shí)候了如果你面試了幾個(gè)應(yīng)聘者，這時(shí)會(huì)很容易忘記誰(shuí)是怎么說的，所以，要記下你以后可能要復(fù)查的每件事情??? 準(zhǔn)備一張記錄紙、標(biāo)上標(biāo)題以便在下面做記錄。
你將需要諸如經(jīng)驗(yàn)、技能、技術(shù)知識(shí)等等這樣的標(biāo)題在每項(xiàng)內(nèi)容下面你也可以按10分制或20分制來(lái)給每個(gè)應(yīng)聘者打分，以便你可以在那輪面試結(jié)束時(shí)客觀地將每位應(yīng)聘者的分?jǐn)?shù)相加，看看誰(shuí)總體上得分最高如果一些因素比另一些因素重要，要對(duì)一些因素如資格、態(tài)度等以10分制來(lái)打分,對(duì)一些更重要的因素如經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)知識(shí)等以20分制來(lái)打分? ??? 練就你的絕招：面試可能是傷腦筋的事——要使應(yīng)聘者不拘謹(jǐn)了解人需要技巧——問一些開放型問題，傾聽他們的答復(fù)如果你有任何疑問，請(qǐng)他們作解釋——繼續(xù)深入直至你滿意為止做簡(jiǎn)要的記錄將答復(fù)的要點(diǎn)保留下來(lái)，以便在面試之后你可以充實(shí)它??? ??? 做最終的選擇??? 如果你做了精心準(zhǔn)備，仔細(xì)地進(jìn)行了面試，你應(yīng)該發(fā)現(xiàn)做出最終的選擇不應(yīng)該這么難重要的是，不要拿應(yīng)聘者來(lái)相互比較，而是要拿應(yīng)聘者與你開始時(shí)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)——人員描述——去比較哪個(gè)應(yīng)聘者與標(biāo)準(zhǔn)最相符？??? 你已經(jīng)給自己設(shè)定了一套崗位衡量目標(biāo)，所以你應(yīng)該能夠做出一個(gè)合理的決定這并不一定意味著，你要選擇那個(gè)正好符合所有資格而你卻不能容忍他個(gè)性的人如果要作為一項(xiàng)要求的話，人員描述應(yīng)該規(guī)定，這個(gè)人應(yīng)該能夠與團(tuán)隊(duì)中的其他人相處融洽所以，某個(gè)友善、樂觀的人比某個(gè)非常合格但不合群的人可能得分要高。
??? 證明信??? 證明信對(duì)支持你的決定是非常有用的，你應(yīng)該根據(jù)證明信采取后續(xù)行動(dòng)不要忘記，如果應(yīng)聘者估計(jì)某人不會(huì)為他們美言，他們未必會(huì)將這個(gè)人作為他們的證明人，所以，你應(yīng)該考慮到這一點(diǎn)要想一想誰(shuí)被他們選作了證明人——如果有什么人明顯地不在名單上，你應(yīng)該問一問為什么許多應(yīng)聘者不將他們目前的雇主作為證明人，因?yàn)樗麄儾幌胱屍渲浪麄冋趯ふ乙环菪碌墓ぷ鞯?，如果他們也不將他們上一位雇主作為證明人，這會(huì)使你——或者應(yīng)該使你——想知道為什么他們不這樣做??? 如果情況是這樣，最好是在面試時(shí)直截了當(dāng)?shù)貑枒?yīng)聘者：“我發(fā)現(xiàn)你的證明人既不包括你現(xiàn)在的雇主，也不包括前一位雇主你能告訴我這是為什么嗎？”或許會(huì)有一個(gè)圓滿的解釋，但是，如果你不問，你就不會(huì)知道或者沒有一個(gè)圓滿的解釋，在這種情況下，你提出問題也是有益的??? 當(dāng)你要聽取證明人意見的時(shí)候，請(qǐng)打電話而不要寫信人們?cè)陔娫捓镎f話會(huì)隨便一些，出于法律上原因，他們通常不會(huì)愿意將某些保留意見寫下來(lái)，而在電話里他們并不介意給一些這方面的暗示你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，許多負(fù)面的意見都是以暗示或建議形式出現(xiàn)的，而在電話里表達(dá)這些意見比寫下來(lái)要容易得多如果你認(rèn)為有些事被有意回避了（證明人不說的事可能會(huì)很說明問題），你可以進(jìn)一步提問，但是不要試圖逼迫證明人說任何詆毀他人的話——誹謗罪的法律適用于電話提供的證明。
??? 除非證明人告訴你有關(guān)應(yīng)聘者一些真正可怕的事情，比如，他們因盜竊而被解雇（未必他們會(huì)這樣），你不應(yīng)該太看重一個(gè)人所說的有關(guān)應(yīng)聘者的那些話另一方面，如果你完全不去注意它，聽取證明人的意見從開始就會(huì)毫無(wú)意義所以，你需要找到一個(gè)合適的度??? 總之，你應(yīng)該留心的是任何能夠進(jìn)一步證實(shí)你已經(jīng)有的對(duì)應(yīng)聘者的擔(dān)心除了覺得他們確實(shí)不是通力合作者之外，如果你認(rèn)為他們恰好適合這份工作，而證明人暗示這一點(diǎn)也是他們體會(huì)的話，你應(yīng)該豎起耳朵要問問他們是否看到過應(yīng)聘者與團(tuán)隊(duì)一塊兒工作，如果有這樣的情形，再問問團(tuán)隊(duì)是否感到滿意??? 與多個(gè)證明人談話總是值得的，因?yàn)閮扇齻€(gè)人都重復(fù)著同樣的保留意見明顯地開始顯得更加有說服力然而，不要忘記你自己對(duì)有關(guān)崗位的要求如果兩個(gè)證明人說應(yīng)聘者確實(shí)不是一個(gè)通力合作者，而你又不需要他們是這種類型的人的時(shí)候，你可能更有理由感到寬慰而不是擔(dān)心??? 審查資格??? 很少有經(jīng)理會(huì)審查一個(gè)應(yīng)聘者的資格但是，有時(shí)候這樣做是重要的，現(xiàn)在就是這樣做的時(shí)候你不會(huì)總需要這樣做，但是，在兩種情況下你應(yīng)該去審查資格??? 1 如果你哪怕有一點(diǎn)懷疑他們列出的資格中有假??? 2 如果資格對(duì)他們從事工作的能力至關(guān)重要，比如會(huì)計(jì)師資格。
在這種情況下，即便你確信應(yīng)聘者是在講真話，你也應(yīng)該審查一下??? 與學(xué)校、學(xué)院、大學(xué)或培訓(xùn)提供者聯(lián)系，請(qǐng)他們?yōu)槟愦_認(rèn)應(yīng)聘者的資格如果應(yīng)聘者是會(huì)對(duì)他們資格做假的那類人，即便這個(gè)資格對(duì)完成工作并非必不可少，那么，資格審查可以消除你對(duì)他們適合與否的疑慮所以，如果你認(rèn)為有可能他們并沒有真正從哈佛獲得工商管理碩士學(xué)位，在你提供給他們工作之前，要好好審查一下??? 提供工作??? 你一旦做出決定，要以電話或書信方式告訴他們已經(jīng)入選，但是要等到應(yīng)聘者接受工作之后，才能回絕你后面的兩個(gè)或三個(gè)選擇一旦應(yīng)聘者確認(rèn)接受工作，要寫信給每一位落選的應(yīng)聘者要保證你會(huì)小心斟酌拒絕信中的措辭，以便使收信人對(duì)你的機(jī)構(gòu)留下一種溫暖的感覺??? 如果沒有合適的人怎么辦？??? 經(jīng)理們需要吸取的最沉痛的教訓(xùn)之一是，給不適合的人提供工作是毫無(wú)意義的如果沒有合適的應(yīng)聘者，就不要任用任何人再看看你是怎樣做招聘廣告的，然后，再仔細(xì)檢查一下招聘過程，或者在別的地方進(jìn)行招聘，以便吸引不同類型的求職者??? 你也應(yīng)該考慮你的要求是否過分如果你想要一名公關(guān)助理，你在尋找有幾年經(jīng)驗(yàn)、在職業(yè)上有抱負(fù)有高志向的求職者，你未必能找到一人這些人經(jīng)過幾年的工作可能到現(xiàn)在都至少是公關(guān)經(jīng)理了。
他們不想當(dāng)助理，你也未必能找到符合你的人員描述條件的人，除非你調(diào)整你的人員描述使它更加現(xiàn)實(shí)所以，要做好準(zhǔn)備來(lái)檢查你的條件，以確保你不是在尋找一個(gè)并不存在的人??? 許多經(jīng)理覺得他們必須任用某人，因?yàn)橄缕谕ㄓ嵄仨氂腥私M織，他們等不及將整個(gè)招聘過程全部重來(lái)一次但是，要想一想如果你任用不合適的人，只要他待在這個(gè)崗位上，這項(xiàng)工作就不能有效地得到完成，你可能會(huì)有一個(gè)悶悶不樂的職員所有這一切對(duì)你影響極壞，無(wú)論如何你遲早會(huì)不得不再重復(fù)一次招聘程序——很少有人會(huì)長(zhǎng)期待在他不適合的崗位上??? 這對(duì)你任用的人也是不公平的你在給他們提供工作，而你知道他們可能對(duì)這份工作并不滿意，不能因工作出色而得到在一個(gè)更加適合的崗位中可能獲得的提升你可能會(huì)使他們的職業(yè)以及你部門的效率陷入困境??? 應(yīng)該有一個(gè)更好的辦法以短期合同雇傭某人；推遲對(duì)當(dāng)前編輯的提拔；或者在調(diào)任公關(guān)經(jīng)理之后請(qǐng)他們保留編輯工作1～2個(gè)月；停止出版一期通訊；讓團(tuán)隊(duì)中其他人來(lái)承擔(dān)這份工作，使用公關(guān)代理來(lái)出版下一期或下兩期通訊……你將思考一些辦法? ??? 練就你的絕招：你空缺崗位的應(yīng)聘者中有符合人員描述條件的嗎？你能與這個(gè)人共事嗎？通過聽取證明人的意見和審查資格來(lái)幫助你做出決定。
如果你感到滿意，要讓應(yīng)聘者知道如果你不滿意，不要將工作給予不符合條件的人——這樣不解決問題重新考慮比后悔要好小 結(jié)????衡量經(jīng)理們的主要標(biāo)準(zhǔn)之一是團(tuán)隊(duì)的效率如果你有一個(gè)快樂的團(tuán)隊(duì)，在那里每個(gè)人都擅長(zhǎng)他們的工作，你的員工流動(dòng)就少，因?yàn)樾抡衅傅膯T工能與你共事很長(zhǎng)時(shí)間，你的經(jīng)理同事會(huì)羨慕你，而你的資深經(jīng)理和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)欽佩和尊重你達(dá)到所有這些的關(guān)鍵是學(xué)習(xí)專業(yè)的和有效的選擇技巧??? ??? 1制定職務(wù)說明書???? 審查現(xiàn)有的職務(wù)說明書，看看它是否仍然合適；???? 確定工作的目標(biāo)；???? 列出主要的職責(zé)和任務(wù)；???? 概述工作條件和社會(huì)環(huán)境；???? 說明職業(yè)發(fā)展的機(jī)會(huì)??? ??? 2寫出人員描述，描述理想應(yīng)聘者具備的條件???? 技能和經(jīng)驗(yàn)；???? 資格；???? 個(gè)人品質(zhì)??? ??? 3廣告招聘空缺崗位???? 考慮在哪里做廣告；???? 提供盡可能多的重要信息；???? 給求職者一個(gè)對(duì)機(jī)構(gòu)盡可能好的印象??? ??? 4準(zhǔn)備面試???? 準(zhǔn)備實(shí)用的做法——?dú)g迎應(yīng)聘者，防止打擾，安排場(chǎng)所；???? 準(zhǔn)備介紹；???? 準(zhǔn)備你要提的問題——有關(guān)工作和人員方面；???? 準(zhǔn)備你要提供給應(yīng)聘者的有關(guān)崗位和機(jī)構(gòu)的信息；???? 對(duì)下一步做出決定——通知函、第二次面試或其他。
??? ??? 5客觀地進(jìn)行面試???? 介紹背景；???? 傾聽，要表現(xiàn)出你在傾聽；???? 探究任何有疑惑的地方；???? 如果你仍然擔(dān)心，要說出來(lái)；???? 做簡(jiǎn)單記錄，過后再充實(shí)它??? ??? 6做最終的選擇???? 對(duì)照崗位的要求來(lái)衡量每個(gè)應(yīng)聘者;???? 初選時(shí)聽取證明人的意見;???? 審查你有疑問的資格或者對(duì)工作必不可少的資格;???? 如果沒有人適合這個(gè)工作，重新做廣告并重新開始——決不要任用不適合的人第二絕招:紀(jì)律與評(píng)價(jià)紀(jì)律與評(píng)價(jià)(1????經(jīng)理能夠一對(duì)一地處理與員工的關(guān)系是至關(guān)重要的，即使這意味著要涉及棘手或不愉快的主題如果你要駕馭團(tuán)隊(duì)，并且獲得團(tuán)隊(duì)的尊敬，你必須能夠有效地進(jìn)行兩種類型的談話（除了我們已經(jīng)談到的求職面試之外）：紀(jì)律談話與評(píng)價(jià)談話??? 很少有經(jīng)理喜歡對(duì)員工進(jìn)行紀(jì)律談話，但是如果你知道你在做什么并確信你在以盡可能好的方式處理談話，那么，談話就會(huì)容易得多??? ???? 何時(shí)因某人業(yè)績(jī)差而進(jìn)行紀(jì)律談話；???? 如何準(zhǔn)備一次紀(jì)律談話；???? 如何進(jìn)行談話；???? 采取進(jìn)一步行動(dòng)? ??? 練就你的絕招：一次評(píng)價(jià)談話是一個(gè)增強(qiáng)積極性和提高業(yè)績(jī)，以及發(fā)現(xiàn)和解決問題的大好機(jī)會(huì)。
但是，除非你知道如何去評(píng)價(jià)員工，否則這種談話就不會(huì)取得這些效果??? 充分準(zhǔn)備談話，鼓勵(lì)被評(píng)價(jià)者說話，發(fā)現(xiàn)和處理任何有問題的領(lǐng)域，商定一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃??? ??? 談話準(zhǔn)則??? 不管你在進(jìn)行哪種談話，你應(yīng)該遵循某些普遍的準(zhǔn)則這些準(zhǔn)則會(huì)帶給你的雇員一些無(wú)言的信號(hào)，從而加強(qiáng)你們的關(guān)系，創(chuàng)造出一種有助于談話的氛圍談話要在一種正式的場(chǎng)合——你不應(yīng)該在午餐時(shí)間到樓下小酒館里進(jìn)行，或者在員工的工作臺(tái)旁邊即興地進(jìn)行——但是談話也應(yīng)該是放松的，要不然，被談話人就會(huì)放不開，也不會(huì)像你需要的那樣去說所以，你的準(zhǔn)備工作都是為了營(yíng)造一種既輕松又嚴(yán)肅的氛圍??? 預(yù)先早通知??? 和你一樣，你的員工也需要準(zhǔn)備談話評(píng)價(jià)談話應(yīng)該早做計(jì)劃，并在被談話者同意的時(shí)間進(jìn)行如果你能避免，就不要改動(dòng)計(jì)劃——他們不是在那里任憑你擺布的，等著你調(diào)整日程表，將其他事情都安排停當(dāng)變動(dòng)一次評(píng)價(jià)談話會(huì)給人一個(gè)信號(hào)，說明這種談話不如你為之變更的事情那樣重要如果你要你的員工覺得自身不可或缺的，就要讓他們知道，他們的評(píng)價(jià)談話是重要的??? 對(duì)于紀(jì)律談話，需要注意的就少些，只是告訴雇員你想與他們談話，或許確定在第二天一個(gè)雙方認(rèn)為合適的時(shí)間進(jìn)行。
如果你知道要等到下星期從馬德里回來(lái)后才能見他們的話，就不要讓他們焦慮太久，要等到回來(lái)后你想進(jìn)行談話的時(shí)候才告訴他們?nèi)绻麊栴}很嚴(yán)重，他們會(huì)知道談話是什么內(nèi)容但是，如果他們問，只能告訴他們一般的解釋，比如“我想我們應(yīng)該談一談最近給客戶發(fā)貨的延誤數(shù)量方面的事情”??? 安排談話場(chǎng)所??? 在布置會(huì)議室的時(shí)候，重要的是要避免桌子這一傳統(tǒng)的障礙物，即你們中的一人坐在桌子的一邊特別是如果你的椅子又大又舒服，而另一個(gè)椅子則又小又硬，這會(huì)造成心理障礙和有形障礙為了嚇唬員工、保證他們不開口，或者如果在紀(jì)律談話中，員工是愛尋釁的，要激怒他們跨過桌子來(lái)揍你，這樣做才是一個(gè)絕好的安排這種場(chǎng)地布置并不能幫助你解決問題，也不能營(yíng)造輕松的談話氣氛??? 所以，你應(yīng)該怎樣就坐？理想的安排是，在差不多直角的位置準(zhǔn)備兩把舒適的椅子這樣就避免了你們相對(duì)就坐而造成面對(duì)面的、正視的感覺在你們之間放一張咖啡桌，用來(lái)放紙巾和咖啡杯，不要用辦公桌，因?yàn)榭Х茸垒^低，不會(huì)構(gòu)成一個(gè)障礙??? 在一個(gè)理想的環(huán)境里，每一個(gè)經(jīng)理都會(huì)有一個(gè)辦公室——或者能夠使用辦公室——這樣就能夠進(jìn)行這種座位安排當(dāng)然，有些辦公室會(huì)恰好沒有舒適的椅子如果你有可能對(duì)這種情況做補(bǔ)救，就要這樣去做。
如果你確實(shí)不能，你是否能夠去借椅子？或者說，如果沒借成，是否能夠借用另外一間辦公室或房間？通常它同你的辦公室一樣，但是，有一句告誡的話：如果你在自己的領(lǐng)地，這有助于加強(qiáng)你的權(quán)威和你對(duì)談話的控制對(duì)于大多數(shù)談話，這不應(yīng)該是什么問題，但是，如果你正在與一個(gè)可能愛挑釁的員工進(jìn)行一個(gè)嚴(yán)肅的紀(jì)律談話，你可能會(huì)更加樂意待在自己的場(chǎng)地上??? 如果你的辦公室沒地方放舒適的椅子，你又不能去別的地方，至少保證你和被談話人坐成直角的位置——轉(zhuǎn)動(dòng)他們的椅子對(duì)準(zhǔn)桌子的一頭——要確保兩把椅子有類似的風(fēng)格和舒適度??? 介紹背景情況??? 你想證明這次談話是重要的，你想表明你已經(jīng)為這個(gè)人留出了時(shí)間，你對(duì)他們是認(rèn)真的首先要做的是要確保你不會(huì)被打擾，當(dāng)有人來(lái)打擾，要當(dāng)他們的面安排停當(dāng)??? 要表明你正在為被談話人傾注時(shí)間的另一個(gè)關(guān)鍵方法就是，當(dāng)他們到達(dá)時(shí)給他們一杯咖啡或茶你可能覺得，按照針對(duì)同一主題的其他紀(jì)律談話的做法，對(duì)于一次嚴(yán)肅的紀(jì)律談話來(lái)說，這樣做是不恰當(dāng)?shù)牡菍?duì)于評(píng)價(jià)談話以及大多數(shù)紀(jì)律談話，這樣做就定下一種友好的基調(diào)，并且表明你不會(huì)倉(cāng)促行事像我們后面將要看到的那樣，應(yīng)該早發(fā)現(xiàn)紀(jì)律問題，應(yīng)該以一種“我們應(yīng)該如何解決它”的口吻來(lái)處理——在一杯咖啡或一杯茶之后能更加容易營(yíng)造這種氣氛。
??? 另外一小點(diǎn)，如果你認(rèn)為你的被談話人有可能變得心煩意亂、開始抽泣，不要忘記將一盒紙巾不顯眼地放在旁邊在這種情形下，再?zèng)]有比沒有紙巾更令人不自在的了，將紙巾遞給被談話人往往是一種有用的理解姿態(tài)??? 使對(duì)方放松??? 許多人即使明知自己擅長(zhǎng)工作，面對(duì)的是一次評(píng)價(jià)談話，都會(huì)在被叫去見老板時(shí)變得很緊張如果你在進(jìn)行一次紀(jì)律談話，你應(yīng)該仍然能夠讓對(duì)方放松，這是你為了找到一種友善地解決問題的辦法的最好選擇你將要向他們表明,你可能不滿意他們業(yè)績(jī)的某個(gè)方面，而你沒有對(duì)他們個(gè)人存有偏見所以，微笑，注視對(duì)方，對(duì)被談話人采取一種友好的態(tài)度??? 通過向被談話人提出大量的開放型問題來(lái)鼓勵(lì)他說話——對(duì)這些問題他們不能簡(jiǎn)單地用是或不是回答在一個(gè)評(píng)價(jià)談話中，在你坐下來(lái)開始真正談話之前，閑聊一兩分鐘，你可以使一名非常緊張的員工放松??? 紀(jì)律談話? ??? 練就你的絕招：紀(jì)律談話的整個(gè)形象是相當(dāng)恐怖的它就像是你由于沒有做作業(yè)，——或更糟糕的是——被發(fā)現(xiàn)躲在自行車棚后面抽煙，而被叫去見主管老師這會(huì)使人浮現(xiàn)出這樣的情景，即一個(gè)權(quán)威人物漲紅著臉并以高高的嗓門和憤怒的聲調(diào)說話，直至你放聲大哭、感覺非常丟臉當(dāng)你是經(jīng)理的時(shí)候，你就不得不扮演這種權(quán)威人物的角色。
??? ??? ??? 然而，令人欣慰的是紀(jì)律談話不必一定像那樣如果這種談話確實(shí)是那樣的話，它們就不會(huì)很有效這種辦法用于紀(jì)律談話只會(huì)造成怨恨和令人不快的感覺你不會(huì)決定不再在自行車棚后面抽煙，你只是決心不讓人再看到罷了更有甚者（至少在你的想象中），你會(huì)數(shù)小時(shí)后溜進(jìn)學(xué)校，在主管老師的辦公室里吸煙，在皮面的書桌上捻滅香煙這種態(tài)度，當(dāng)它被移植到工作場(chǎng)所的時(shí)候，幾乎不會(huì)將部門或團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)在你身邊，成為一個(gè)強(qiáng)大的、緊密的集體不——你所需要的是一種截然不同的方法，那種方法將改正問題，使員工感到他們對(duì)團(tuán)組的貢獻(xiàn)是重要的??? 杰出的團(tuán)隊(duì)和部門可以持續(xù)工作數(shù)年而不會(huì)有成員必須接受紀(jì)律談話如果你選擇了合適的人做這項(xiàng)工作，給他們?cè)O(shè)定了明確的目標(biāo)，鼓勵(lì)和激勵(lì)他們，當(dāng)他們出現(xiàn)問題的時(shí)候，要聆聽他們的傾訴，那么，他們中的任何人都沒有理由需要紀(jì)律談話值得思考的是，如果你發(fā)現(xiàn)紀(jì)律問題，有可能是你在什么地方出了錯(cuò)但是，事情不總是這樣——你可能任用了一名難相處的、不適合工作的雇員——但是如果你一直在管理你的團(tuán)隊(duì)或部門，你也必須承擔(dān)責(zé)任承認(rèn)這一點(diǎn)不僅有助于解決問題，防止它反復(fù)，而且，當(dāng)你第一次處理員工的這種事情的時(shí)候，它也有助于你采取一種更加寬容的做法。
??? 何時(shí)進(jìn)行紀(jì)律談話??? 那么，你應(yīng)該什么時(shí)候提出這個(gè)問題？首先，你需要考慮你是否真的有紀(jì)律問題如果一名雇員只是犯了一個(gè)錯(cuò)誤，這不應(yīng)該是一個(gè)紀(jì)律問題如果你的員工工作態(tài)度是積極的，假如犯錯(cuò)誤，他們可能會(huì)覺得很糟糕，你的緘默不語(yǔ)會(huì)使他們覺得更加難受，或許他們會(huì)下定決心不再重蹈覆轍難道你自己沒有犯過錯(cuò)誤嗎？??? 在這種情況下，對(duì)人苛刻會(huì)導(dǎo)致相反的結(jié)果：它表明你不承認(rèn)他們的誠(chéng)實(shí)和努力，你認(rèn)為除非你告訴他們，他們不會(huì)對(duì)他們的錯(cuò)誤感到難過相反地，如果你是寬容的，他們會(huì)感謝你承認(rèn)他們的付出，他們會(huì)決心在將來(lái)為你更加努力工作??? 所以，如果你部門中一個(gè)忠實(shí)的成員犯了一個(gè)誠(chéng)實(shí)的錯(cuò)誤，要確保他們承認(rèn)錯(cuò)誤，找出它背后的原因，防止反復(fù)但是，不要對(duì)他們進(jìn)行紀(jì)律談話??? 早發(fā)現(xiàn)問題??? 如果錯(cuò)誤重復(fù)出現(xiàn)，你覺得原因是在于這個(gè)人對(duì)解決問題關(guān)注不夠，這時(shí)就要進(jìn)行一次紀(jì)律談話了只要你意識(shí)到有可能出問題，你就應(yīng)該這樣做許多經(jīng)理想拖延，希望問題自行解決，免去進(jìn)行紀(jì)律談話的折磨然而，如果你什么都不做，紀(jì)律問題不會(huì)自行消失問題會(huì)變得更糟，并使談話變得比原本更加令人擔(dān)心??? 當(dāng)問題仍然相對(duì)輕微的時(shí)候，解決起來(lái)就比較容易。
如果負(fù)責(zé)計(jì)劃和監(jiān)督向客戶發(fā)貨的人上周聽任發(fā)貨延誤了三四次，而通常你每月只有一兩次的延誤，現(xiàn)在就把他們叫來(lái)討論這個(gè)問題它仍是一個(gè)相對(duì)小的問題，你可以友好地進(jìn)行討論你所要做的可能只是進(jìn)行一個(gè)低調(diào)的討論，以便使他們?cè)佟?/p>
