理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會秘書部工作計劃書

2011屆暨南大學(xué)理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會暨南大學(xué)第12屆理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會秘書部年度計劃書 童丹平 （2013年9月――2014年6月）目錄前言 ………………………………………………………… 3正文 ………………………………………………………… 3一、自我剖析……………………………………………………… 3二、部門定位 …………………………………………………… 3三、部門發(fā)展方向 ……………………………………………… 4四、部門發(fā)展戰(zhàn)略………………………………………………… 4五、工作日程安排 ……………………………………………… 6六、部門人員設(shè)置及人員分工……………………………………… 7七、附錄……………………………………………………………… 7結(jié)語 ……………………………………………………………………… 15前言在長期的發(fā)展后，秘書部在職能上已經(jīng)基本穩(wěn)定，開始了職能完善與職能拓展的改革這種改革使秘書的工作任務(wù)有所增加，責(zé)任也變大了，下一任期將對本任期所做的改革進(jìn)行合理化調(diào)整，整合資源，細(xì)化工作細(xì)則，改進(jìn)工作方式，讓秘書部更好地服務(wù)于理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會，同時提高部門效率，增強(qiáng)干事工作能力，部門進(jìn)入過渡與調(diào)整階段。

一、自我剖析工作經(jīng)歷： 2013年4月，在任職理工院院會秘書部干事期間，我負(fù)責(zé)了“宿舍文化節(jié)”的宿舍評比部分的活動，鍛煉了活動的策劃和組織能力，增強(qiáng)了對秘書不的責(zé)任感，在活動中，被評為“宿舍文化節(jié)”優(yōu)秀工作人員；2012年11月，參加了院會“智庫會議”的問卷的問題的篩選和最后問題的分析，鍛煉了信息匯總的能力和總結(jié)分析問題的能力，并且，在整個活動中思考了院會的發(fā)展中的優(yōu)缺點，并積極思考了改進(jìn)方法，對部門和院會的發(fā)展都有自己的看法和建議；2012年9月---2013年6月在大學(xué)班級擔(dān)任學(xué)習(xí)委員，在這一年的工作中，我鍛煉了與老師和同學(xué)雙方面溝通的能力，性格變得更加開朗，積極；在理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會的一年里，我學(xué)會了準(zhǔn)備物資的流程，開發(fā)票的注意事項，也了解了學(xué)校周邊的各種商店特點和基本物資的價位；還知道了報賬、打印獎狀，寫會議記錄等工作的流程，并獲得了“理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會秘書部3月份優(yōu)秀干事”；我的能力與品格： 交際能力：經(jīng)過在秘書部一年的鍛煉，參加了多次出工和到學(xué)科和人力兩個部門的對點，我的交際能力有了很大的提升，變得更加開朗，不再拘謹(jǐn)，在接下來的一年，我將在部門中起到活躍氣氛和與干事溝通交流的角色，使秘書部的內(nèi)部文化建立并發(fā)展，成為院會中一個團(tuán)結(jié)溫暖的部門；在大學(xué)班級和在圖書館勤助一年的工作和鍛煉，我學(xué)會了與老師更好的溝通，為同學(xué)們爭取更多的福利，同時也培養(yǎng)了我一顆為同學(xué)們服務(wù)的心；換位思考：在作出決定前，我總會站在不同的角度考慮自己的決定是否有利于他人，不會脫離干事的意見而一意孤行；在今后的任期中，秘書部的工作將圍繞院會的服務(wù)工作進(jìn)行，全面考慮到院會的利益和其他部門的工作而進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；在接下來的一年，我也將充分考慮到三個部長級在部門中的定位，充分配合其他兩位部長級的工作，不瀆職，不僭越；心思敏感細(xì)膩：我善于觀察身邊每個人的情緒波動，并積極的去為他人解決問題，我樂于與我的干事交流，在工作上和學(xué)習(xí)生活上幫助他們，讓秘書部的干事感受到秘書的溫暖，對理工院院會的工作更加充滿熱情，避免人員的流失；我善于觀察，能夠發(fā)現(xiàn)部門存在的細(xì)節(jié)問題，并積極思考解決辦法，使秘書部更加良好的發(fā)展；思考能力：對于秘書部的發(fā)展，我有自己的想法，我也了解秘書部存在的問題，并積極思考解決的辦法，對于特人的意見，我會加上自己的思考，選擇性的采納，并且要考慮是否有更優(yōu)的方案，盡量使解決問題的效率更高，同時避免自己的決策發(fā)生重大失誤；我在部門內(nèi)的職能定位：我競選的是秘書部副部長，我希望承擔(dān)秘書部物資的管理和會議紀(jì)錄的歸檔和保存，協(xié)助其他兩位部長級辦好秘書部的特色活動----智庫會議和宿舍文化節(jié)；同時，我打算承擔(dān)主要與干事交流的角色，旨在把秘書部打造的更加的和諧溫暖，使干事對秘書部和院會充滿熱情，避免人員流失，使院會發(fā)展的更好，直至打造出理工院團(tuán)委學(xué)生會的品牌；我還打算承擔(dān)在本任期的秘書部正式成立之前的準(zhǔn)備工作，包括秘書部物資制度，會議記錄制度和標(biāo)準(zhǔn)格式，工作流程的匯總，為秘書部在一開始就走上正軌而打好基礎(chǔ)；二、部門定位秘書部歸屬于學(xué)生會行政類部門，主要工作是負(fù)責(zé)團(tuán)委學(xué)生會會議的記錄和活動物資的準(zhǔn)備以及活動經(jīng)費的報賬，是團(tuán)委學(xué)生會活動中不可或缺的參與者。

同時秘書部針對每個部門還設(shè)有對點干事，參與會議的討論等等部門的各種活動經(jīng)過去年的發(fā)展，秘書部增加了內(nèi)部調(diào)研的職能，承擔(dān)了承辦“宿舍文化節(jié)”的工作總的來看，秘書部是幫助活動順利開展，協(xié)調(diào)部門間關(guān)系的重要樞紐，是學(xué)生會內(nèi)部的自我管理,自我服務(wù),自我教育的重要部門，是整個團(tuán)委學(xué)生會的核心部門之一本任期內(nèi)的工種重心將放在秘書部的行政類部門的形象的強(qiáng)化和秘書部在理工院各個部門的交流中起到的作用的提升，部門內(nèi)部文化的建立和發(fā)展n 工作現(xiàn)狀1. 物資管理的基本雛形已經(jīng)建立，還需要進(jìn)一步建立物資借還制度2. 秘書部建立了在各個部門的對點，會議記錄已經(jīng)基本做到“每會一記”，并有專人對會議記錄進(jìn)行歸檔3. 進(jìn)行了三次的內(nèi)部調(diào)研，調(diào)研已經(jīng)成為秘書部的功能之一4. 秘書部在2013年4月成功舉辦了第一屆宿舍文化節(jié)5. 建立了報賬的工作流程6. 完成了簡歷大賽的承辦，但是影響力還不夠大n 存在問題1.秘書部在各個部門中聯(lián)系各個部門的作用沒有凸顯，使理工院院會的各個部門在工作上有很多脫節(jié)，使工作的效率和知名度降低，不利于院會活動的開展2.物資的問題：物資的準(zhǔn)備與借還情況比較混亂，不能及時了解到物資的去向（如有些部門因為活動需要借取相關(guān)物資未及時歸還或歸還時為通知秘書部相關(guān)負(fù)責(zé)人），準(zhǔn)備物資時沒有按照相關(guān)程序（如向秘書部要物資時，沒有相應(yīng)的物資表），而且沒有專門的物資儲藏室。

3．規(guī)章制度的問題：秘書部的規(guī)章制度不夠完善如報賬制度、物資管理制度此外，干事對工作的流程都很不熟悉，導(dǎo)致院會的物資借還一直存在問題，這也和各個部門沒有嚴(yán)格按照流程借還物資有關(guān)；4.秘書部干事的工作內(nèi)容問題：目前秘書部的工作重心是做會議記錄，并且會議記錄的格式很凌亂，內(nèi)容冗雜，不簡潔，沒有起到記錄的作用；此外，僅僅是做會議記錄也沒有體現(xiàn)秘書部作為核心部門的價值，更加沒有讓干事得到鍛煉，這與干事們加入秘書部的初衷有出入，不利于秘書部人才的保持；5.秘書部干事與對點部門的關(guān)系問題：許多秘書部對點干事并沒有真實地融入對點部門，對點部門活動的參與度不夠，并沒有成為對點部門的一員，一些部門也僅僅把秘書部的工作內(nèi)容局限于做會議記錄，讓秘書部干事很難真正參與到其對點部門的活動中去；6.部門特色活動問題：內(nèi)部調(diào)研形式單一，效果不佳，提出的建議有的不具有可行性或者各個部門的執(zhí)行力度較低宿舍文化節(jié)”的7.部門歸屬感問題：部門凝聚力低，對工作的熱情度不高，工作沒有體現(xiàn)秘書部的真正的作用，使干事有落差感，導(dǎo)致最終工作效率低，并且人員流失程度大3、 發(fā)展方向n 秘書部在理工院的聯(lián)絡(luò)作用 在本任期內(nèi)，秘書部將著重加強(qiáng)秘書部在與院會的聯(lián)絡(luò)作用，使各個部門知曉彼此的工作，更有利于工作快速的進(jìn)行。

n 院會各個部門對院會活動的了解與把握 為了使各個部門對院會活動更加了解，秘書部欲在本任期內(nèi)編寫本年度院會工作的年歷，并在每個月編寫本月活動的月歷，是各個部門對院會的活動有一個提前的了解，這也有利于院會活動的宣傳和活動更順利的進(jìn)行n 物資制度的建立 在本任期內(nèi)欲建立完善的基本物資表和物資價位表，方便于其他部門舉辦各類活動時預(yù)算的快速確定和物資的快速到位；此外，建立完善的物資借還制度，并要求各個部門嚴(yán)格按照借還制度的流程借還物資n 行政體系的完善 在任期初期，編寫《秘書部物資管理條例》《報賬流程》等工作文獻(xiàn)，編寫各個部門的工作流程及注意事項，并對干事進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)，做到每個干事負(fù)責(zé)其對點部門的活動物資借還與賬務(wù)必要時可進(jìn)行工作內(nèi)容的考核n 制度的強(qiáng)化和書面化 秘書部不僅要建立部門內(nèi)部規(guī)章，還有建立對外規(guī)章部門內(nèi)部規(guī)章主要包括參加會議前的準(zhǔn)備等其它基本規(guī)范：對外規(guī)章主要包括物資借還規(guī)章、會議室借用等等；建立好規(guī)章制度以后，將工作的流程和制度打印成冊，發(fā)給干事，有利于干事更快的熟悉本部門的工作，同時減輕干事的工作壓力n 秘書部干事工作重心的轉(zhuǎn)移 為了使秘書部的干事更好的融入對點部門，并使秘書部干事得到更好的鍛煉，增強(qiáng)其工作能力，在本任期內(nèi)，要求秘書部干事全面參與到對點部門的活動中，并且要求秘書部干事閱讀本周內(nèi)上傳的其他部門的會議記錄，并在對點部門開會的時候，要求秘書部干事有發(fā)言時間，匯報其他部門的工作進(jìn)度；這樣更加有利于院會各個部門的工作進(jìn)度在秘書部匯總，從而促進(jìn)各個部門對整個活動的了解和把握，使理工院院會的工作更好的進(jìn)行，取得更好的效果。

n 秘書部特色工作的優(yōu)化 為了使院會的發(fā)展更好，打造理工院團(tuán)委學(xué)生會的品牌，需要增設(shè)內(nèi)部優(yōu)化功能，主要形式是內(nèi)部調(diào)研和智庫會議通過內(nèi)部調(diào)研發(fā)現(xiàn)團(tuán)委學(xué)生會存在的重大問題或團(tuán)委學(xué)生會某職能部門存在的重大問題，并通過智庫會議商討解決的方案，促進(jìn)團(tuán)委學(xué)生會和諧化欲將智庫會議分為上下期兩部分，上部分發(fā)現(xiàn)問題，下部分驗收成果，并進(jìn)一步提出解決方案 在第一學(xué)期的中下階段，進(jìn)行一次內(nèi)部調(diào)研，通過調(diào)研的方式收集了解理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會內(nèi)部人員對理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會的看法以及存在問題的提出，然后邀請各部門優(yōu)秀的干事與部長一起討論解決問題的關(guān)鍵方法這樣不僅讓各個部門的智慧匯集在一起完善理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會，而且讓各部門更加了解理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會的現(xiàn)狀，并針對性地進(jìn)行改進(jìn)第二學(xué)期中下階段，進(jìn)行第二次調(diào)研，主要針對上期的智庫會議的建議措施的實施情況和作用進(jìn)行驗收，并對遺留的問題進(jìn)行深度的思考，力爭提出解決方案，為下一任期的院會提供參考秘書部的另一個特色活動---“宿舍文化節(jié)”仍然保持“三部分活動”的形式，但是在活動前期的準(zhǔn)備工作要更加仔細(xì)，包括對檢查宿舍評委會成員的培訓(xùn)；宣傳力度增加和宣傳形式的創(chuàng)新；在活動過程中加強(qiáng)與老師方面的溝通，盡快確定活動的內(nèi)容，獎品，時間，參賽要求等，不要模棱兩可；在活動過程中和獲獎宿舍的溝通要及時并且準(zhǔn)確，盡量避免出現(xiàn)重復(fù)通知和錯誤通知的情況；在活動中，負(fù)責(zé)每個部分活動的負(fù)責(zé)人要更加靜謐的聯(lián)系，避免出現(xiàn)此次各個活動不被除了負(fù)責(zé)人以外的人了解的情況，是活動品質(zhì)降低；微博風(fēng)采展示的評分規(guī)則可以公開化，以一分書面評分規(guī)則的形式呈現(xiàn)出來，使活動更讓大家信服；■秘書部管理特色 三個部長級分別在生活上對點3個干事，對其進(jìn)行大學(xué)生活和學(xué)習(xí)上的指導(dǎo)和關(guān)心，以“結(jié)對子”的形式，是干事對部門的歸屬感增強(qiáng)，對工作的了解增加，熱情增加。

每月進(jìn)行一次部門發(fā)展的反思，不僅僅是部長級的反思，要讓干事參與進(jìn)來，培養(yǎng)他們對秘書部的發(fā)展規(guī)劃和對秘書部的責(zé)任感和使命感，使秘書部更加快速的發(fā)展，并且更具有“家”的感覺n 部門文化建設(shè) 對外方面秘書部要建立部門微博，通過微博來建立秘書部良好的形象對內(nèi)，部門在建立初期就要盡快建立好部門的微信群，Q群，方便干事的生活和工作的交流；落實部門的“周跑計劃”，讓大家在鍛煉身體的同時增進(jìn)部門感情；為了增進(jìn)部門內(nèi)部感情在每個干事生日時，都要準(zhǔn)備一次聚會，送上生日禮物和祝福在重要的節(jié)日，部長級要組織外地的干事一起過節(jié)，讓干事感受到秘書部的溫暖部長級應(yīng)時刻保持與干事的聯(lián)系，從生活上關(guān)心干事，干事遇到問題，除了在例會上討論解決外，還可以私下找部長級進(jìn)行輔導(dǎo)部長級要留心部門的情緒波動，發(fā)現(xiàn)異常要及時和該干事取得聯(lián)系，并且巧妙的開導(dǎo)每個月還要舉行三次左右的聚餐平時部長級要經(jīng)常帶領(lǐng)部門一起出去玩，增進(jìn)部門感情四、部門活動的大致安排 1. 智庫會議的主要流程1　 前期準(zhǔn)備：內(nèi)部調(diào)研，上半年的智庫會議旨在發(fā)現(xiàn)理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會存在的問題或者是某些部門存在的重大問題由秘書部整理成資料，并提前發(fā)給參加會議的干事與部長級，并要求各部門有所準(zhǔn)備，針對問題提出一些看法；下半年的智庫會議旨在總結(jié)上期智庫會議的成果落實情況，并進(jìn)一步提出遺留問題及解決辦法。

2　 會議過程：由秘書部主持整場智庫會議，并安排先關(guān)人員進(jìn)行會議的記錄等等會議主要由主持人進(jìn)行控制，完全按照主持人的要求執(zhí)行，并針對問題展開激烈的討論3　 后期的總結(jié)：秘書部會根據(jù)會議內(nèi)容寫出對調(diào)研的報告，并分發(fā)給各個部門與主席團(tuán)，為大家活動的順利進(jìn)行提供參考2. 宿舍文化節(jié)主要流程1　 前期準(zhǔn)備：包括物資準(zhǔn)備，場地申請，開幕式嘉賓邀請，各種表格的制作與打印等2　 宿舍文化節(jié)開幕式：包括動員大會及本次宿舍文化節(jié)的大概流程，包括時間，報名方式等3　 星級宿舍評比：從院會和各系分別挑選初賽和復(fù)賽評委會成員，并在宿舍檢查前1--2天召集評委，進(jìn)行評分培訓(xùn)，宿舍檢查完成后由秘書部進(jìn)行成績的統(tǒng)計和排名，并在微博上和通過秘書部的干事短信通知獲獎宿舍4　 微博風(fēng)采大賽：包括活動前期的宣傳和后期轉(zhuǎn)發(fā)量的統(tǒng)計，及最后獲獎宿舍的公布，通知（由宣傳部和秘書部的該活動的負(fù)責(zé)人共同完成風(fēng)采大賽的宣傳和后期轉(zhuǎn)發(fā)量的統(tǒng)計）5　 宿舍競技比賽：在活動正式開始前1周進(jìn)行游戲試玩和工作人員的培訓(xùn)，是工作人員了解活動的流程和比賽規(guī)則，整個活動包括簽到，活動開幕，游戲進(jìn)行，收尾，評分總分工作6　 宿舍文化節(jié)閉幕式：包括整個活動的回顧，與會嘉賓的感言，宿舍代表發(fā)言，3個活動的頒獎儀式，合影留念。

7　 部門內(nèi)部對活動的總結(jié)與反思，留作書面資料，留給下一屆秘書部作為參考五、工作日程安排2013---2014年度第一學(xué)期前期1.開展迎新的準(zhǔn)備工作及前期的宣傳工作 2.迎新工作的準(zhǔn)備及展開 3.整理會議室，進(jìn)一步優(yōu)化團(tuán)委學(xué)生會辦公環(huán)境打印并貼出辦公室各項管理條例，同時發(fā)給各部門4.整理清點物資, 購買辦公室常用物資5.招收新干事收集部門成員的資料，制作部門內(nèi)部通訊錄.收集各個部門的工作流程細(xì)則，排版打印成冊6.進(jìn)行部門第一次例會，指定部門秘書，了解各個干事們的喜好，分配好對點部門、各人負(fù)責(zé)的工作、例會時間；發(fā)放部門內(nèi)部通訊錄；開展對新生的交流工作，內(nèi)容主要以新生比較關(guān)心的事項為主7.進(jìn)行秘書部內(nèi)部第一次培訓(xùn)，內(nèi)容包括對學(xué)生會及其其他組織的介紹、對秘書部的工作進(jìn)行介紹發(fā)放工作制度并強(qiáng)調(diào)必須熟悉制度培訓(xùn)后部內(nèi)聚餐，增加部員間的感情，增強(qiáng)部門凝聚力及部員間的溝通8.為各部門的例會及部長例會協(xié)調(diào)好時間9.負(fù)責(zé)好新一屆的紀(jì)念服10.堅持帶領(lǐng)部門一起體育鍛煉，增進(jìn)感情11.安排好每周的例餐，并充分利用好例餐的時間，增進(jìn)部門的感情，不要讓例餐成為形式中期1.教授干事如何購買物資，準(zhǔn)備物資，報賬等等，并進(jìn)行實踐2.配合各部門的特色活動，積極參與理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會的各項活動3.進(jìn)行內(nèi)部調(diào)研，發(fā)現(xiàn)理工學(xué)院的重大問題，并組織各部門參加智庫會議共商解決辦法，然后寫出相關(guān)的報告，打印并分發(fā)到各個部門與主席團(tuán)4.堅持帶領(lǐng)部門一起體育鍛煉，增進(jìn)感情5.選擇一個周末進(jìn)行部門拓展，可以與其他部門聯(lián)誼。

后期1. 堅持帶領(lǐng)部門一起體育鍛煉，增進(jìn)感情2.清點秘書部物資，補(bǔ)充不足的物資3.部門總結(jié)，針對上學(xué)年進(jìn)行總結(jié)分析得失4.開展部門內(nèi)部活動，增強(qiáng)部門的凝聚力，并觀察一學(xué)期下來干事的狀態(tài)，必要時進(jìn)行一對一交流，避免人員的流失5.對干事進(jìn)行工作熟練程度的考核，并做相應(yīng)的獎懲2013---2014年度第二學(xué)期前期1.進(jìn)行干事間交流，組織部門內(nèi)部活動，增強(qiáng)部門凝聚力 2．配合各部門的特色活動，積極參與理工學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會的各項活動3.清點秘書部物資，補(bǔ)充不足的物資4.實行代理部長級，將報賬、物資管理等相關(guān)事務(wù)全部交到干事手中5. 堅持帶領(lǐng)部門一起體育鍛煉，增進(jìn)感情6.對干事是否留任的問題進(jìn)行初步的摸底調(diào)查，并進(jìn)行第一次的動員工作中期1. 對代理部長的培養(yǎng)，為后期部長級換屆做準(zhǔn)備，第二次對留任問題進(jìn)行調(diào)查，并對有意留任的干事進(jìn)行重點培養(yǎng)2. 進(jìn)行內(nèi)部調(diào)研，發(fā)現(xiàn)理工學(xué)院的重大問題，并組織各部門參加智庫會議共商解決辦法，然后寫出相關(guān)的報告，打印并分發(fā)到各個部門與主席團(tuán)3. 堅持帶領(lǐng)部門一起體育鍛煉，增進(jìn)感情后期1. 部門總結(jié)，針對上學(xué)年進(jìn)行總結(jié)分析得失2. 進(jìn)行最后的留任動員，針對每個干事進(jìn)行咨詢，并為其進(jìn)行生活和學(xué)習(xí)安排的指導(dǎo)，對有意留任的干事進(jìn)行部長級競選的指導(dǎo)3. 在部長級換屆的前一個月左右，部門內(nèi)要舉辦一次模擬面試，使干事了解部長級換屆的流程及強(qiáng)化干事的面試心態(tài)及面試能力六、部門人員設(shè)置及人員分工職位級別職位人數(shù)直接上級下屬人員主要職責(zé)級別人數(shù)正部級1秘書長副部級2分配工作，與各部門部長級和主席團(tuán)溝通；審定部門各種計劃和方案；負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)主管和干事的工作，并負(fù)責(zé)內(nèi)部優(yōu)化的相關(guān)事宜。

干事10副部級1正部長干事10主要負(fù)責(zé)活動報賬1正部長干事10主要負(fù)責(zé)活動物資準(zhǔn)備和會議記錄的歸檔干事9部長級無無協(xié)助部長級完成工作，參與部門決策 *每個部長級對點3--4個干事，進(jìn)行生活上的指導(dǎo)和關(guān)心，但是部門的工作要求每個干事都能夠熟練的掌握9 團(tuán)結(jié) 進(jìn)取 創(chuàng)新 服務(wù)理工人。