小型家族企業(yè)S公司內部控制案例分析

小型家族企業(yè)S公司內部控制案例分析4．1案例背景4．1．1 S公司概況第4章案例介紹S公司足廣州一家小型家族企業(yè)，專業(yè)生產佰藝玩具2003年3月王先生開始從事知藝玩具來料加工經營，創(chuàng)辦S公司，注冊資金lO萬，王先生出資5萬，他堂弟參股5萬，并，一起經營公司，S公司法人代表為王先生2003年底，凈利潤25萬隨后，王先生和他堂弟各自創(chuàng)業(yè)，王先生堂弟提取屬于他的股本離丌S公司王先生補足資本，繼續(xù)經營S公司，擁有S公司全部股權2004年初S公司經營范圍變更為布藝玩具的加工、生產及經銷，廠房面積300平方米，工人18名2009年初，廠房面積為1500平方米，工人數(shù)量為150名，已具有一定的規(guī)模經過6年的經營，S公司在廣州的布藝玩具市場已經具有一定的知名度，自身也積累了豐富的實踐經驗，工藝技術比較成熟但布藝玩具行業(yè)是勞動密集型行業(yè)，進入門檻較低，隨著市場競爭越來越激烈，盈利空間越來越小，S公司面臨著嚴峻的生存和發(fā)展挑戰(zhàn)4．1．2 S公司組織結構S公司是由王先生創(chuàng)辦，并由他和些家族成員一起經營在公司發(fā)展過程巾，+’直以來家族成員掌握著決策權、經營管理權、財權和監(jiān)控權，是典型的小型家族式企業(yè)S公司目前有員工125人，關鍵崗位的人員幾乎是家族成員或老板朋友，大學以E學歷的人員有3位，占不劍總人數(shù)的3％。

目前其組織結構如圖4一l所示：S公司組織結構的特點為：S公司現(xiàn)有的組織結構為典型的直線職能制組織結構管理模式；也是典型的突出經驗積累的帶強烈個人色彩的管理模式；管理層次少；現(xiàn)有組織結構中缺乏審計監(jiān)督崗位和信息管理崗位銷售團隊基本由家族成員組成，銷售市場的擴展主要靠家族人員的經驗積累和對市場的敏銳力4．1．3 S公司銷售業(yè)務介紹S公司經營范圍：毛絨玩具、納米玩具等布藝玩具的加工、生產及經銷2003年S公司的銷售市場主要在廣州，20％出口，80％內銷如今，產品50％出口，遠銷歐美、東南亞、日本等地：國內客戶分有廣州經銷商、義烏經銷商、其他地區(qū)小額批發(fā)商、電子商務客戶歷年的營業(yè)收入明細如表4-I所示：(1)治理結構：S公司成立之初，王先生和他常弟各占公司股權50％公司由他們共同控制經營，兩人擁有一樣的控制權和決策權S公司沒有設立董事會，股東會，監(jiān)事會在銷售業(yè)務處理中，王先生和他常弟銷售決策未能達成一致，公司內部出現(xiàn)了兩頭領導因為意見分歧，王先生和他堂弟分開創(chuàng)業(yè)王先生繼續(xù)經營S公司，公司的經營權和所有權是融為一體，股東王先生(俗稱老板)負責一切重要事務的決策，決策效率很高2)機構設置與權責分配：S公司是從個體經營戶發(fā)展起來的小型家族企業(yè)，老板認為，只要把工作任務按時按質完成就可，一人多職，并沒有具體分工。

S公司成立之初，沒有獨立的職能部門，組織結構簡單(如圖4—2所示)為了保證家族利益的不受侵犯，公司盡量使不相容職務相分離，達到部門間，崗位問的相互監(jiān)督，2004年公司成立了職能部門，并設置了銷售業(yè)務組織結構(如圖4—3所示)在銷售業(yè)務環(huán)節(jié)，設有不同的職務如業(yè)務員、成品質檢員、倉管員、發(fā)貨員、裝卸員、司機和應收賬款會計等，并且這些職務都由不同的人員任職在實踐過程中，為了節(jié)省人力以及方便工作安排，公司允許業(yè)務員接單跟單，并跟蹤貨款的回收；倉儲主管又當倉管員，負責倉管、發(fā)貨、裝卸工作位經驗豐富的銷售經理由于外聘人員薪資相對高，他們在短期內沒有取得大的業(yè)績，最終失信于老板的母親目前，公司有一位外聘業(yè)務員老板的母親在人員的運用上起到了關鍵的決定作用在銷售業(yè)務的成品質檢環(huán)節(jié)，曾經出現(xiàn)多次差錯，質檢員沒有勝任工作老板的母親卻認為作為同鄉(xiāng)的質檢員是可信任的，沒必要換人，出現(xiàn)“任人唯親”的現(xiàn)象雖然老板和他的母親在用人觀點上出現(xiàn)分歧，但老板最終聽從了他母親的安排公司內部沒有專門的培訓機制新員工會在行政人員和上司的'-3l導下熟悉業(yè)務流程，銷售經理每年會得到卜2次參加外部機構主辦的營銷課程在績效考核方面，公司沒有獎罰規(guī)定。

對業(yè)務員采取基礎二[資加銷售業(yè)績提成的方式，其他人員則實行固定工資制但老板會主觀上根據(jù)員工的表現(xiàn)情況，進行私下的現(xiàn)金獎勵或實物獎勵，在某種程度上提升了員工的忠誠度4)企業(yè)文化：公司提出“誠信為本，顧客至上”的理念，要求所有員工尤其是營銷人員必須遵循這樣的理念老客戶到公司拜訪時，員工們都會禮貌相待，不拘束，讓客戶感覺像在家一樣隨便員工工作氣氛比較輕松，經常使用家鄉(xiāng)方言老板也會經常帶家人到公司來跟員工認識，一起聚餐每到重要的中國傳統(tǒng)節(jié)日，老板都會跟員工一起外出聚餐或者提供一點經濟補助顯然，S公司的企業(yè)文化明顯帶有家族色彩的烙印，一方面提高了家族成員的工作熱情，加強了公司員工的凝聚力，另一方面也助長了員工松懈的工作態(tài)度，提高了工作失誤的潛在風險，同時也削弱了非家族人員的工作積極性4．2．2風險評估目的，公司沒有專門的風險評估防范系統(tǒng)在跟客戶談判中，主要是尊重客戶的意見，盡量去“遷就”客戶的產品和結算方式需求，也遵循一些習慣性的合作方式老板主要從整個公司的角度去考慮市場風險，并指導自己的決策銷售業(yè)務環(huán)節(jié)中的重要崗位都由家族成員擔任，風險的防范意識多數(shù)是由他們自發(fā)的主觀上的認識，對風險識別沒有標準的衡量尺度。

往往是風險出現(xiàn)了，相關負責人才一起討論、分析，并進行事后處理4．2．3控制活動COSO報告認為，控制活動足企業(yè)采取必要的措施去控制風險，以保證既定目標得以實現(xiàn)的政策和程序，旨住確保管理層指示得以執(zhí)行和貫徹總的來看，S公司的內部控制活動比較單一，只局限于會計控制具體表現(xiàn)在：(1)老板自己在讓事本上制訂銷售額目標和利潤FI標；會計主管每月手工編制上月營業(yè)費用數(shù)和本月發(fā)生數(shù)的差異表，遞交老板看；但這些都沒有通過制訂預算制度來執(zhí)行以確保實現(xiàn)2)公司很重視客戶的資信狀況，每周一老板都要召集業(yè)務員丌會，大家一起討論各自負責跟蹤的客戶的執(zhí)行定單情況，同時根據(jù)客戶新的信用情況調整客戶的信用額度，但沒有客戶資信狀況控制制度，對客戶的信用分析都是通過業(yè)務員和老板的主觀印象和判斷3)催款不定時當財務部門反映現(xiàn)金流量緊張時，或業(yè)務員自己覺得賬齡足夠長了，業(yè)務員就會電話或郵件催款，這帶有業(yè)務員個人隨意性4)公司偶爾有客戶退貨情況公司一般根據(jù)客戶反映的貨物信息及客戶的退貨意愿，進行清點入庫，同時沖賬至于貨物的不良程度以及不良品退貨入庫處理等，沒有進行詳細的調查，沒有嚴格的制度規(guī)定目前，S公司的銷售業(yè)務環(huán)節(jié)制定有報銷審批制度和銷售合同審批制度。

1)報銷審批制度公司的最終報銷審批權集中在老板手中，任何報銷手續(xù)都需要老板審批具體審批流程如下：第一、營業(yè)費用發(fā)生時其報銷流程如下：由經辦人填寫報銷單——部門經理審批——會計主管——財務經理——老板批準——出納支付款項第二、對于偶然性情況，需要提日if預支費用時報銷流程如下：由經辦人填寫費用預支申請單——部門經理審批——會計主管——財務經理——老板審批——出納支付款項——經辦人填寫報銷單，提交相關發(fā)票單據(jù)——部門經理審批——會計豐管——財務經理——老板審批經過各級領導審批后，到財務部出納處報銷，會計憑報銷憑證進行賬務處理財務部審批流程主要是控制報銷票據(jù)的合法性、票據(jù)是否齊全、是否重復報賬，以及是否超出預算水平等，至于費用報銷的合理性以及公平性主要由銷售部門審批控制當然，老板擁有最終的話語權S公司銷售部門人員的費用報銷基本按照流程執(zhí)行，但也有例外的時候山于臨時需要，個別業(yè)務員有時會直接向老板預支款項或直接索取報銷金額，然后再填單走報銷審批流程30(2)銷售合同審批制度公司訂立銷售合同模板有：出口合同模板，內銷合同模板，產品對=!；'l-)Jn工合同模板針對不同的客戶采用不同的合同模板，合同的條款可以根據(jù)談判內容進行修改。

合同的簽訂必須經過相關人員的審批第一、銷售額在5000元以下時，由負責不同銷售地區(qū)的業(yè)務員與客戶洽談合同具體內容，對合同模板進行修改補充，再由銷售經理初審后，遞交老板決定是否簽訂，并由老板授權部J、-J經理簽訂合同第二、銷售額在20000元以下時，由負責不『一J銷售地區(qū)的業(yè)務員、銷售經理與客戶洽談合同具體內容，對合同模板進行修改補充，再遞交老板決定是否簽訂，并由老板授權部門經理簽訂合同第三、銷售額在20000元以上時，由銷售經理、老板與客戶洽談合同具體內容，對合同模板進行修改補充，并由老板授權部門經理簽訂合同在日常操作中，當老板出差或外出辦事期間，他會口頭授權給銷售經理(即他的妻妹)，讓銷售經理負責合同的簽訂實際上，大多內銷定單都由他的妻妹負責談判、簽訂4．2．4信息與溝通S公司銷售業(yè)務的外部信息傳遞方式主要是電話、網絡和傳真，內部信息傳遞方式主要是電話、網絡和面談公司老板主要通過電子郵件跟外國客戶溝通，必要時電話聯(lián)系銷售經理借助QQ、MSN、貿易通等網絡工具同客戶實時洽談，協(xié)商解決業(yè)務上的特殊事項，如退貨業(yè)務等網絡業(yè)務員利用網絡資源搜索潛在客戶，跟潛在客戶溝通負責廣州、義烏銷售業(yè)務的兩名業(yè)務員，主要通過電話洽談、電子郵件接單、傳真確認發(fā)貨清單的方式溝通。

在公司內部，由于電腦普及率不高，銷售團隊成員之間，銷售團隊與生產等其他部門之間的溝通主要是面談、電話聯(lián)系公司銷售環(huán)節(jié)的書面單據(jù)有銷售合同、發(fā)貨單、發(fā)票、收款單、庫存表、退貨確認單等板房師傅在固定的筆記本上記錄樣品的成本參數(shù)老板和銷售經理在各自的記事筆記本上記錄自己核算產品成本參數(shù)，以作為報價依據(jù)他們在電腦中對部分銷售產品圖片進行存檔，但不全面，成本參數(shù)和相關的報價資料沒有在電腦中連續(xù)保存4．2．5監(jiān)督S公司沒有設置內部審計崗位會計主管每月會把所有業(yè)務員的報銷費用明細表遞交給老板，老板會從會額上檢查如果發(fā)現(xiàn)金額異常，老板會要求查看業(yè)務報銷單據(jù)，體現(xiàn)了老板比較重視銷售費用的監(jiān)督但是，在訂單完成過程中跟效率和準確率相關的環(huán)節(jié)沒有專人去復核改進在工作中，從老板劍銷售經理、財務經理、行政經理、倉儲主管到下屬員工，他們養(yǎng)成了上級監(jiān)督指導下級的．f作習慣每年，公司必須接受一次外部審計，審計范圍包括銷售業(yè)務環(huán)節(jié)的財務數(shù)據(jù)和憑證近幾年，外部審汁部門給公司出了無保留意見的審計報告第5章案例分析5．1 S公司銷售業(yè)務內部控制的優(yōu)點分析1．銷售決策的高效性將促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展隨著市場競爭的不斷激烈，企業(yè)對市場變化的快速反應結果就是決策，而決策速度直接影響到了市場交易結果。

S公司的所有權和經營權合一，都受老板的控制老板掌握著銷售決策權，對產品的創(chuàng)新、定價、推廣方式，以及對客戶的反饋信息等，老板都可以很快做出決策借著電子商務的信息傳遞平臺，老板的決策很快會通過相關的渠道轉化為實際的行動和結果，獲取更多的訂單機會，有利于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展2．老板對家族成員的完全放權，有利于家族成員最大化地發(fā)揮個人能力老板經常放權給銷售經理銷售經理是老板的妻妹，她在同客戶談判時可以自主決定新產品的價格、產品價格優(yōu)惠幅度，訂單的簽訂經過長時間的實踐，銷售經理已具備較強的談判能力，定價能力，能夠“獨擋一面’’，有利于銷售業(yè)務的更深發(fā)展3．家族式管理降低了銷售代理成本家族成員與老板問存在著親緣關系，他們都是靠對彼此的信任維系著紐帶家族成員對老板卜分忠誠當銷售部門缺乏人手時，家族成員會主動介紹一些熟悉的親朋好友過來任職，他們都凝聚在老板的身邊，這就大大降低了企業(yè)對人力需求的代理成本4．家族文化使得銷售業(yè)績的最大化以老板為首其他家族成員為輔的銷售團隊充滿著親緣氣氛，沒有利益芥蒂，有些非家族成員也會受到家族文化的感染整個銷售團隊都有著類似主人翁的思想，講義氣，可以利益共享，風險共擔如克林·蓋爾西克《家族企業(yè)的繁衍》一書中所說的那樣，“家族企業(yè)從家族成員共有經歷、身份及共同語言中汲取特別的力量。

當主要經營者是親屬時，他們的傳統(tǒng)價值觀念都來自于同～源頭口頭的和非口頭的信息能在家族內迅速傳遞…最罩要的是，在整個家庭利益的名義下，可以要求承諾，甚至是自我犧牲因此，企jIk的銷售業(yè)績會在團隊能力得到最大化發(fā)揮時達到最大化5．粗線條的制度降低了制度實施成本S公司的銷售業(yè)務內部控制制度比較粗線條，崗位分工粗糙，經常是一人擔任多項工作倉管員也擔任發(fā)貨員，司機也擔任裝卸員，業(yè)務員也可以代收貨款不相容職務的不分離現(xiàn)象，在一定程度上節(jié)省了企業(yè)因執(zhí)行制度引起的營業(yè)費用同時，也提高工作效率，降低了人力成本和溝通成本6．老板個人信譽成為企j№的品牌當企業(yè)處于小型家族企業(yè)階段時，老板一直扮演著“一切由我做主”的角色，不得不發(fā)揮自己所有的思維以最大的努力去爭取企業(yè)利益最大化，尤其是在千變萬化的營銷市場中隨著時間推移，老板擁有了自己獨特的處世觀念、做事風格和決策風格等，形成個人的威望和信譽S公司的老板——王先生在廣州從事布藝玩具生產已經有6年，很多老客戶尋找布藝玩具廠家時，首先會想起王先生，而不是S公司有位英國的客戶，長期跟S公司合作，他在銷售合同中認可王先生的簽名，而不承認公司的簽章可見，老板就是公司的品牌。

當老板在客戶面前擁有好的口碑，好的信譽，銷售業(yè)務就有望進一層樓5．2 S公司銷售業(yè)務內部控制的缺陷分析1．治理結構不完善，不利于銷售市場的擴寬在S公司創(chuàng)立初期，王先生和他堂弟各擁有企業(yè)50％的股權，他們同時擁有同等的業(yè)務決策權王先生擅長英語溝通，他掌弟有內銷業(yè)務經驗所以，王先生負責出口銷售業(yè)務，他掌弟負責內銷業(yè)務在實際操作中，王先生帶領他常弟一起與外商談判接單，并且雙方統(tǒng)一價格，收入透明，而他黌弟卻獨自定價獨自接洽內銷客戶獨自收款，收入不透明；導致賬目不清，管理混亂，最終他們因為意見分歧導致合作關系結束可見，在創(chuàng)業(yè)的初期，公司沒有內部控制措施，老板必須一個人控股，使決策權集中，有利于銷售、Ik務的健康發(fā)展當公司處于成長階段，具有一定規(guī)模時，公司需要大量的周轉資會在老板個人資本有限的情況下，應當引進外部資本目前，中國的政策不允許小型家族企業(yè)大額融資，這使得公司必須尋求第三方融資方案由于老板擁有公司全部的產權，不愿意分散到第三方手中，加大了企業(yè)從第三方融資的難度，企業(yè)韻規(guī)模也沒辦法及時得到擴大，未能體現(xiàn)艦模經濟，銷售市場也得不到有效的擴寬2．銷售決策短期化，不利于長遠營銷目標的實現(xiàn)由于市場競爭的激烈，許多競爭對手通過降低質鼉標準來保持價格優(yōu)勢，以爭取客戶。

S公司在最初對市場的反應時，也向個別客戶調低價格，并稍微減少單位產品重量，以沖減價格降低帶來的損失最終，被迫向客戶賠償因為質量不合格造成的損失，信譽也受到了負面影響幸好，老板及時反省，略持“誠信為本，顧客至上”的理念，并付諸行動在銷售旺季，老板為了追求短期的利潤，主張放棄小額訂單客戶、抓大訂單客戶，這導致有些潛在的優(yōu)質客戶的丟失這種短期市場決策不利于長遠營銷目標的實現(xiàn)3．不相容職務不分離公司銷售業(yè)務環(huán)節(jié)普遍出現(xiàn)一人多職的現(xiàn)象最明顯的就是，倉儲主管又當倉管員，又當發(fā)貨員，還負責裝卸工作雖然他是老板的同鄉(xiāng)，有高度的忠誠度但是，一個人同時負責多項工作，沒有經過第三者復核，很容易出錯比如，把義烏批發(fā)商的貨發(fā)給了廣州批發(fā)商；把發(fā)貨清單上的“12寸豆腐枕”當成“9寸豆腐枕”發(fā)貨給客戶現(xiàn)有的組織機構設置和權責分配未能有效防范崗位不相容職務不分離引起的舞弊風險和錯誤風險4．銷售團隊業(yè)務素質不高整個銷售業(yè)務環(huán)節(jié)有員工16名，其中只有3名本科以上學歷，13名都是高中以下學歷受教育程度的低下在一定程度束縛了他們對業(yè)務知識的學習和應用能力比如，一半以上人員不能熟練應用辦公軟件，倉管員、應收賬款會計都通過手工記錄數(shù)據(jù)，這影響了信息處理和傳遞的效率，提高了復核難度。

5．“任人唯親"不利于專業(yè)營銷人才的引進在S公司，由于家族成員有著相似的文化背景，對市場的洞察力有限，企業(yè)有必要引進一些專業(yè)的營銷人才，為自身補充“新鮮血液”可是，“任人唯親"的現(xiàn)象特別明顯，銷售業(yè)務環(huán)節(jié)一共有16人，其中9名家族成員(女1J4-3圖)，擔任所有的熏要崗位非家族成員很難得到家族成員的信任，最終成不了“將才"2005年公司外聘一位專、Ik的銷售經理，他制定洋細的銷售計劃并把責任落實到每個銷售團隊個人，但在操作過程中，卻受到了家族成員的排擠，家族成員到處找理由拒絕任務，并互卡H推卸責任，導致銷售計劃在執(zhí)行時中途夭折，那位銷售經理因此也離丌了公司家族成員對非家族成員的信任缺失，使得小型家族企、也面臨著營銷人爿“‘瓶頜”6．缺乏授權制度公司老板和家族成員之問通過親緣關系維系信任的紐帶，所以老板對家族成員完全放權但是，在重大決策方面，老板必須親自決策由于沒有嚴格的授權制度，放權的界限變得模糊，必然出現(xiàn)越權現(xiàn)象1)老板知情權的缺失老板母親是個多講人情少講制度的人，她主觀上覺得老板是她的兒子，她可以自主決策銷售部門內的家族成員九位，其中一位最近向公司借款3500元，出于人情，老板母親替他辦理相關手續(xù)，不經過老板的審批。

事隔兩月，老板才從其他途徑知道此事老板的母親已經年近70歲，早年有從事行政管理工作經驗，目前負責公司的行政招聘工作，但多年來沒有接受先進的管理理念，觀念較陳舊，很難適應當今企業(yè)的管理步伐2)授權失控老板對產品掌握最終的定價權，但允許作為銷售經理的妻妹負責給客戶報價為了保持預期的利潤，妻妹的談判風格較強硬，往往沒有根據(jù)老板的意見，自己拿注意，錯失商機2006年圣誕節(jié)前期，公司根據(jù)一位香港客戶的要求生產“圣誕老人頭”抱枕，第一批貨銷售單價為每個12．5元，當生產第二批貨時，客戶反映市場飽和，強烈要求降價到每個9．5元考慮到季節(jié)性產品，老板決定按照每個9．5元虧本銷售6500個貨物但是，負責和該客戶談判的妻妹卻峰持按照10．5元的成本價格出售最終，該客戶違約盡管公司收到貨款20％的違約金，但也該批貨物不得不積壓成庫存，次年按照每個5元清理，凈損失19500元作為銷售經理的妻妹的決策充分體現(xiàn)了她從人情的角度去維護公司的利益，但忽略了自己作為下屬必須嚴格執(zhí)行老板決策可見，公司老板對下屬的授權出現(xiàn)失控的現(xiàn)象7．公司缺乏有效的獎鈰機制雖然公司管理層認識劍人力資源的鶯要性，但其用人機制仍存在很大問題，36主要是缺乏長效的激勵機制，感情上傾向采用家族成員。

公司有l(wèi)位板房師傅，2007年被外聘到公司來她負責樣品的設計制作工作，每周都推出新樣品，經常加班趕做樣品從2007年至今，她的月工資增加了100元平時沒有任何的獎勵2009年，她經常請假，工作態(tài)度有所松懈，據(jù)說她對自己的薪水待遇不滿意可見，針對板房師傅這樣重要的崗位，公司缺乏合理的經濟獎勵措施2008年12月有一業(yè)務員把銷售合同上的“紫色圓柱抱枕480個”看成“紫色圓柱抱枕840”，并按照840個的數(shù)量下生產計劃書，結果840個產品生產出來并發(fā)運到客戶那罩，這使得多余的360個抱遭到客戶退貨，公司損失480元的運輸費用，同時360個紫色圓柱抱枕成了積壓庫存產品，只能當庫存折價出賣，損失1440元因為該業(yè)務員是家族成員，老板沒有對他采取任何懲罰措施這對以后整個銷售團隊不為工作失誤的行為承擔相應的經濟責任埋下伏筆，同時也削弱了其他員工的工作積極性和責任心8．公司的品牌建設意識薄弱公司的品牌猶如一張名片它是消費者認識公司及公司產品最直接的途徑，一旦被顧客認可，公司的產品將在市場中樹立重要地位如果產品沒有品牌，多好的產品在消費市場中也被認為“水貨”S公司在外銷市場一直專注于產品貼牌生產(OEM)，在歐美客戶的產品展柜上，消費者根本看不到S公司作為廠家的痕跡。

在內銷市場，除了接“貼牌生產"定單外，還直接給廣州、義烏批發(fā)商供貨，但沒有自己的LOGO在2004年，老板自己設計了一個LOGO圖案，并印刷在產品布標上，由于LOGO沒有注冊商標，在廣州批發(fā)市場多家競爭對手采用同樣的LOGO圖案后來，S公司干脆放棄該LOGO圖案，在產品的布標上只注明“MADEIN CHINA"字樣可見，公司對品牌建設意識薄弱9．風險點較多，缺乏系統(tǒng)的評估和防范S公司在銷售領域面臨很多外部風險和內部風險，包括市場風險、財務風險、信用風險、擔保風險、法律風險等但風險往往得不到有效的評估和防范，都是“亡羊補牢”1)市場風險第一、萎靡的宏觀經濟導致訂單減少S公司所屬行業(yè)為玩具行業(yè)，主要業(yè)務靠出口拉動自2008年以來，受世界經濟危機的影響，中國玩具出口業(yè)大幅度37受挫另外，國內消費者也趨向理性，玩具消費大大減少S公司面臨著嚴峻的生存考驗公司應當加強與老客戶的溝通，加快JI：發(fā)新穎的產品，提供價廉物美的服務，使得公司在網境中保持訂單的穩(wěn)定第二、城市的戰(zhàn)略規(guī)劃要求企業(yè)技術轉型S公司位于廣州市區(qū)，人力成本和租賃成本都比較高，無形中加大了單位產品成本，降低了銷售盈利空間而且，廣州已經慢慢從勞動密集型的產業(yè)向資本技術密集型產業(yè)轉型。

作為一家小規(guī)模勞動密集型企業(yè)，面臨著產業(yè)淘汰的風險所以，進行技術的轉型，跟上市場的步伐是公司的戰(zhàn)略目標第三、無序競爭降低利潤空I、廿J公司所在的布藝玩具行業(yè)進入門檻很低，在創(chuàng)業(yè)熱潮的激發(fā)下，越來越多的競爭對手出現(xiàn)在供過丁二求的情況下，很多競爭對手為了取得訂單，經常打價格戰(zhàn)，甚至通過不正當途徑去取得客戶的信任，導致市場競爭的混亂S公司在市場競爭中也不能獨善其身，利潤空間從兩年前的35％下降到如今的12％第四、2008年底，由于對市場需求的理解偏差，公司積壓存貨7800個，貨值近8萬元滯銷給公司帶來資金周轉不靈，也打擊了銷售團隊的銷售信心2)財務風險第一、賬務處理不當在財務風險方面，公司對財務的支出帶有家族成員的個人隨意性，老板經常把家庭外出費用作為銷售業(yè)務交際費用報銷，缺乏對公司進行科學的財務管理為了減少流轉稅負，對于一些小嚴格要求稅務發(fā)票的客戶，公司有時會少開發(fā)票金額以達到減少列支收入的目的；對于部分銷售業(yè)務，公司有時通過家族人員私人現(xiàn)會采購，再生產：產品銷售，回收現(xiàn)金，沒有入賬雖然從老板的角度講，公司的現(xiàn)金等同于個人的現(xiàn)會，但是這卻面臨著很大的財務風險這也是大多數(shù)小型家族企業(yè)面臨的通病。

第二、美元貶值產生匯兌損失在出口交易中，公司根據(jù)客戶要求采用人民幣或美元定價以人民幣定價的合同結算時，客戶按照合同簽訂同美元匯率(即固定匯率)進行結算以美元定價的合同結算時，客戶直接按照合同會額匯款給老板定價和收款之間存在一段時問，近兩年美元大幅貶值，直接影響到了貨款的結匯會額，產生較大的匯兌損失，使得公司成本增加，毛利降低第三、稅務籌劃不當S公司沒有獨立的出口貿易經營權，只能通過客戶指定的公司出口貨物(至于公司的出口貿易行為是否合法，不屬于本文討論的問題)收款時，外國客戶把外匯電匯到老板的私人賬戶，老板再兌換人民幣，撥回到公司銀行賬戶在這過程中，老板經?；煜饺速~和公司賬，導致在公司賬戶上反映的出口銷售收入不實在2004年至2008年，公司少記賬出口銷售收入90萬，節(jié)省增值稅2．7萬元，節(jié)省營業(yè)稅2．3力．元雖然這種收款方式有效解決了因我國目自訂不允許沒有出口經營權的企業(yè)收取外匯貨款的規(guī)定帶來的收款困難，但同時也給老板提供了通過私人賬戶走貨款的機會，增加了稅務風險另外，S公司是小規(guī)模納稅人，不具備開具17％增值稅專用發(fā)票的資格在銷售業(yè)務實踐中，有些客戶需要17％的增值稅專用發(fā)票，公司只能讓供應商代開發(fā)票，供應商在實際開票金額上加收7％的手續(xù)費用，客戶把貨款直接電匯Ns公司的供應商那罩，直接沖減S公司的采購應付賬款。

在整個業(yè)務操作中，S公司沒有額外的收益，反而損失7％的開票手續(xù)費，且該費用將直接通過應付賬款處理雖然在S公司財務賬面上反映不出該筆銷售收入，但實際上交易是存在這潛在著很大的稅務風險3)信用風險S公司跟客戶關系主要通過老板和客戶的個人信用在維系相互之間簽訂的合同只是一種書面形式，往往得不到法律的有效保護2006年，公司曾經跟A公司簽訂合同，S公司向A公司提供6萬元的產品，首付30％，看在S公司老板和A公司老板翁先生是校友的份上，S公司同意賒銷70％貨款可這部分貨款卻變成了壞賬當公司追債時，A公司已經面臨破產邊緣，A公司也變更了法人代表，翁先生聯(lián)系不上因為A公司的行政形式還是停留在無需驗資的個體經營狀態(tài)，法院起訴時只能追究老板翁先生的責任，即使勝訴執(zhí)行也困難考慮到起訴過程中的麻煩，S公司放棄了法院起訴，只能核銷壞賬，直接損失4．2萬元老板和一位美籍華人有4年的合作關系老板根據(jù)該客戶的郵件或電話下單生產貨物出口到美國，等客戶收到貨物后再安排貨款，每批貨值至少9萬元出于對老客戶的信任，老板沒有跟客戶簽訂合法的合同，雖然之前沒有出現(xiàn)過貨款拒付的情況，但這存在著很大的信用風險目前，廣州、義烏批發(fā)商下單時都是通過電話或電子郵件給業(yè)務員下單，沒有書面的署名訂單。

等公司發(fā)貨后，業(yè)務員會傳真發(fā)貨清單給客戶簽名如果客39戶不承認F單明細弓發(fā)貨清單一致，拒收貨物，公司將受損失，電給收款工作帶來麻煩4)擔保風險老板缺少擔保風險意識老板是個講信用的人，也講人情，樂于助人2006年他有位外地的朋友想辦1廠，找他當擔保人他}H于人情，簽訂了租賃場地擔保合同，擔保期兩年由于他朋友丌的是一家不正規(guī)的小工廠，證照不齊，涉及到大的機器的操作，財產安全和工人安全隨時可能收到威脅因此，S公司也面臨著命運相連的考驗，承受著很高的擔保風險所幸的是，隨后的兩年黽S公司沒有受到擔保牽連5)法律風險員工是公司的基本要素，他們的人身安全也是公司考慮的鶯要因素S公司按照勞動法規(guī)定，給員工都購買社保，但也出現(xiàn)疏忽的時候2008年曾經有位銷售業(yè)務員外出時發(fā)生交通事故恰好該新員工剛剛轉詐，S公司沒有及時為他購買工傷保險，導致老板不得不為他支付1．7力．元醫(yī)療費用可見，公司的法律風險防范意識不足9．缺乏完善的銷售業(yè)務內部控制制度，制度執(zhí)行力度不足公司的銷售業(yè)務內部控制制度比較粗線條，除了報銷審批制度和銷售合同審批制度，沒有銷售預算制度、客戶資信狀況控制制度、退貨制度和收款控制制度這使得公司銷售目標不明確，成品庫存管理紊亂，銷售額度和回款額度得不到有效的控制。

銷售團隊內部“重人治，輕法治"，制度執(zhí)行力度不足，業(yè)務操作隨意性大員工們往往根據(jù)工作習慣和個人性格，主觀發(fā)揮，導致錯誤發(fā)生比如，曾經有客戶需要“拼柜走貨”，對貨物的裝卸方式有一定的規(guī)定，但裝卸員沒有按照客戶要求，根據(jù)主觀判斷裝卸貨物，導致貨物不能全部裝運在集裝箱中，這不但使公司因為少裝貨物而積壓庫存，也打亂了客戶采購計劃10．缺乏完善韻信息溝通體系信息系統(tǒng)的缺失和不完善，直接導致銷售業(yè)務溝通的不暢和信息的不對稱客戶的情況得不到及時的真實反饋，大大影響了企業(yè)接單能力S公司主要足按照樣品報價由于樣品不斷修改，產品報價參數(shù)經常變更，需要連續(xù)記錄但公司沒有對歷史報價資料進行電腦存檔，只是停留在汜事本上記錄這使得當產品單價需要變更時，歷史報價資料未能及時提供，公司反應處于被動的、遲鈍的狀態(tài)客戶信息及市場調研信息掌握在業(yè)務員們的手中，沒有被系統(tǒng)地連續(xù)地進行存檔分析這容易累積客戶的信用風險，而且引起業(yè)務員的舞弊行為2005年有一業(yè)務員，負責義鳥市場的幾個經銷商業(yè)務，他通過修改價格和發(fā)貨單據(jù)來達成差價舞弊的目的跟他關系密切的客戶不知曉產品的實際出廠價格，對公司頗有意見，而老板也忽視了客戶的公關管理和信息溝通，導致最終客戶被該業(yè)務員帶走，產品銷售差價損失6000元。

另外，公司的庫存只是停留在文書的記錄，記錄也不連續(xù)，沒有進行電子文檔形式的進銷存管理這導致了庫存管理信息的彳、=實、不及時，配合不上內銷客戶的需求變化公司規(guī)模較小，公司內部乇要以語言溝通為主，缺乏正規(guī)的書面溝通銷售部門和生產部門的溝通細節(jié)比較多，有時，由于對語言溝通的誤解或記憶偏差，會引起銷售和生產部門溝通無效，造成產、銷脫節(jié)，這不但導致客戶的不滿意，也容易導致公司資金周轉不靈現(xiàn)象發(fā)生，導致管理層之間也互相猜疑，缺乏配合11．缺乏有效的監(jiān)督機制公司銷售、Ik務環(huán)節(jié)沒有完善的激勵機制，也沒有設立監(jiān)督機制對員工的看法停留在其上級領導對他的主觀印象這大大降低了員工的工作積極性，同時也提高了發(fā)生業(yè)務違規(guī)行為的概率公司銷售業(yè)務環(huán)節(jié)沒有設立內部審計崗位，對日常業(yè)務的監(jiān)督主要依靠老板或銷售經理對崗位業(yè)務的觀察和管理，而且往往是停留在事后解決問題，而不是進行事前事中控制外部審計部門每年對公司進行一次外部審計，主要足審核會計賬的合法性和真實性，包括銷售業(yè)務環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)和憑證雖然對公司的財務信息起到了一定監(jiān)督作用，但沒有涉及內部控制領域要確保公司的銷售業(yè)務內部控制有效執(zhí)行就要求內部控制必須被監(jiān)督雖然公司沿用初期創(chuàng)業(yè)“人監(jiān)督人”的監(jiān)督模式，但主要是對外來員工的監(jiān)督，對家族成員之l’日j的行為缺乏有效的監(jiān)督，主要靠親情維系著信任的紐帶。

所以當家族成員之間的親情在利益面前淡漠下來的時候，這種信任感一旦得到家族成員的懷疑，就會帶來許多的負面影響5．3如何完善S公司銷售業(yè)務內部控制S公司銷售、lp務內部控制的缺陷顯而易見，因此，建立一個完整的銷售業(yè)務內部控制系統(tǒng)變得異常必要整個銷售團隊將負責內部控制系統(tǒng)的構建，并執(zhí)行，同時也受約束銷售、Ik務內部控制的對象足所有弓銷售、lk務有關的事或物在本文，筆者根據(jù)COSO報告整體框架的指引，參考我國財政部頒發(fā)的《內部會計控制規(guī)范——銷售與收款》規(guī)定，針對S公司情況，構建S公列的銷售jI芝務內部控制系統(tǒng)5．3．1內控環(huán)境內控環(huán)境是企業(yè)實施銷售業(yè)務內部控制的基礎1)健全公司的治理結構隨著公司規(guī)模的壯大，銷售業(yè)務的不斷擴展，老板應當引進職業(yè)營銷經理，給職業(yè)營銷經理和核心的家族成員(如妻妹)分配一定比例的期權；完善“工資+業(yè)績獎金”的薪酬制度2)健全公司組織結構，明確崗位職責銷售、發(fā)貨、收款三項不相容崗位應該相互分離，使得崗位起到相互制約和監(jiān)督作用銷售業(yè)務員主要負責處理訂單、簽訂合同、執(zhí)行銷售政策和信用政策、催收貨款；發(fā)貨員主要負責審核銷售發(fā)貨單據(jù)是否齊全并辦理發(fā)貨的具體事宜；收款員主要負責銷售款項的結算和記錄、監(jiān)督管理貨款回收。

銷售業(yè)務的崗位職責分工如圖5-1所示：公司銷售業(yè)務環(huán)節(jié)應當采取具體的措施，盡量使得不相容職務分離當A業(yè)務員接受訂單時，應當安排B業(yè)務員對該客戶進行信用核準；倉管員弓發(fā)貨員分別由不同的人來負責；應收賬款會計負責開具發(fā)票，會計主管審核發(fā)票3)落實用人政策，提高員工素質人力資本是公司的核心要素之一老板必須摒棄“任人唯親”的思想，引進專業(yè)的有責任心的業(yè)務員同時，公司也應該提供更多的培訓機會，如公司產品工藝培訓、公司流程制度培訓、銷售業(yè)務專業(yè)知識培訓、業(yè)務溝通技巧培訓等，以提供員工的整體業(yè)務素質具體看，公司老板應當著眼大局，招聘專業(yè)的外貿業(yè)務員，把出口業(yè)務工作交給專業(yè)業(yè)務員負責；老板應當跟他的母親充分溝通，讓他的母親轉變用人觀念，同時自己掌握用人決定權；并且根據(jù)各個崗位職責，制定用人政策4)優(yōu)化企業(yè)的家族文化家族企業(yè)擁有濃厚的家族企、Ik文化老板作為整個銷售團隊的最高領導，衣食住行風格起到方向標的作用老板應該提高自身的修養(yǎng)，樹立『F確的職業(yè)觀和道德觀，引入先進的管理思想，遵循“誠信為本，顧客至卜”的理念服務于市場，得益于市場，使得企業(yè)文化既有家族的管理烙印，也有現(xiàn)代企業(yè)的管理烙印5．3．2風險評估風險評估是企業(yè)實施銷售業(yè)務內部控制的依據(jù)。

公司必須重視風險的防范控制，加強硬件投入，加強管理，重點防范市場風險和信用jxL險同時，公司必須遵循國家的法律法規(guī)，進行合法的稅務籌劃，提高經濟法律意識對于S公司的銷售業(yè)務，建立完善的風險防范機制有很大的難度，也不實際內外部風險需要老板從戰(zhàn)略高度進行認識和評估，采取一定的措施去預防和控制銷售業(yè)務流程的各個控制點的風險責任應落實到具體的崗位責任人因此，日常業(yè)務中應當加強整個銷售團隊對各個控制點的風險防范意識，跟蹤銷售業(yè)務內部控制的內外風險的變化，一旦發(fā)現(xiàn)風險異常，必須及時進行團隊決策具體的風險防范措施如表5-1所示：收款控制包括預收貨款控制、現(xiàn)收貨款控制、應收賬款控制對于預收賬款，主要是及時核準預收款項金額，憑借單據(jù)入賬在現(xiàn)收貨款時，出納必須辨別現(xiàn)鈔的真假，并且保證收款金額和發(fā)票會額一致同時，會計要及時入賬，不能坐支現(xiàn)金銷售人員應當避免接觸現(xiàn)款業(yè)務員應當根據(jù)客戶的賒銷額度，及時催收應收賬款，應收賬款會計也要及時督促為了降低應收賬款的回款風險，公司心當在購銷合同中界定收款方式和收款期限例如，對外銷客戶，實行信用證付款或提單放款的收款方式目自{f，人民幣升值趨勢明顯，公司在外銷業(yè)務中應當以人民幣作為結算幣種減少匯兌損失。

應收賬款會計應當編制應收賬款賬齡分析表對預期的應收賬款應當及時催收如果預期嚴重且超過信用額度，必須停止向該客戶發(fā)貨經過長期催收無效的應收賬款，且確認無法收回的應收賬款，必須經老板審批后作為壞賬處理壞賬金額巨大時，公司必須調查具體原因，并通過法律途徑保護自身的利益收款控制措施如圖5-6所示：本身有它的特殊性和局限性，有時沒必要根據(jù)制度的條條框框按部就班，這需要進行具體情況具體分析，選擇適當?shù)闹贫葓?zhí)行力度，旨在達到最大限度地控制潛在風險的目的5．3．4信息與溝通信息與溝通是企業(yè)實施銷售業(yè)務內部控制的媒介公司應當建立完善的信息系統(tǒng)，以便信息能夠及時的被搜集、加工、反饋、應用建立良好、可靠的信息流通和溝通系統(tǒng)不儀要有向下的、向上的溝通渠道，還要有橫向的以及與外界的溝通渠道企業(yè)信息的溝通應嚴格遵循管理層次的要求，不能越級發(fā)放指示，不能越級管理，F(xiàn)1常工作不進行越級匯報其次是確定信息流通的范圍信息流通的范圍的確定，影響到企業(yè)的商業(yè)機密最后是加強信息化建設信息的傳遞方式已經從傳統(tǒng)商業(yè)時代跨越到了電子商務時代建立一個以電腦為媒介的完善的信息系統(tǒng)對于公司各種信息的存檔，以及對于公司內部員工的溝通都起到了很大的作用。

除了電話，傳真，公司應當購置足夠的辦公設備，搭建電子商務平臺通過電子商務平臺，借助網絡溝通工具，銷售團隊內部人員之間，銷售團隊與客戶之間，都能達到實時互動溝通客戶信息，市場信息，產品信息，人員信息，財務信息等都應當?shù)玫酵咨频拇鏅n和應用建立信息流通與溝通系統(tǒng)如圖5-7所示：督控制防線有關人員在從事業(yè)務時，必須明確業(yè)務處理權限和應承擔的責任，對一般業(yè)務或直接接觸客戶韻業(yè)務，均要經過復核，重要、世務禁止一個人全過程獨立處理第二層次是設立事后監(jiān)督，即在會計部門常規(guī)性的會計核算的基礎上，對銷售業(yè)務進行日常性和周期性的核查，建立以事后監(jiān)督為主的監(jiān)控防線第三層次是設立內部審計崗位對銷售業(yè)務進行監(jiān)督反饋的第三道監(jiān)督防線內部審計應當對銷售業(yè)務內部控制各個控制點進行監(jiān)督檢查，檢查是否出現(xiàn)不相容崗位不分離的現(xiàn)象；檢查授權審批手續(xù)是否齊全；檢查銷售合同、會計憑證是否合法、健全；檢查賒銷管理是否合理；檢查收款的正確性、合法性、時效性塒于銷售、發(fā)貨、收款崗位人員，在條件許可條件下，實行輪崗制，避免人為的舞弊風險建立多層次的監(jiān)督系統(tǒng)如圖5—8所示：未成熟因此S公司在實施銷售、Ik務內部控制時，應當根據(jù)自身情況，根據(jù)市場的變化不斷調整銷售業(yè)務內部控制。

同時，應當從以一F兩個出發(fā)點考慮：(1)制度控制與人情控制相結合S公司的銷售團隊主要出家族成員組成，他們帶有親緣特色的合作方式已經滲透在工作當中，形成習慣老板是團隊的帶頭人，足被高度忠誠的，老板也信任下屬因此，通過老板的凝聚力，實施人情控制，有利于整個團隊的良性發(fā)展，有利于實現(xiàn)公司利益最大化但松懈的家族式管理將導致違規(guī)行為的泛濫同時，老板和員工又是雇傭和被雇傭的關系，個人利益的不均衡導致個人舞弊風險因此，公司必須制訂相關的控制制度，以監(jiān)督控制員工的行為，防范風險2)控制制度執(zhí)行的成本和收益的博弈控制制度的執(zhí)行足需要消耗人力物力的公司在執(zhí)行控制制度時，必須充分考慮執(zhí)行控制制度的成本和不執(zhí)行控制制度潛在的風險當風險可以忽略時，消耗很高的成本去執(zhí)行控制制度，反而會降低效率，增加經營代價當風險足夠大，且很難消除時，必須嚴格執(zhí)行控制制度，哪怕執(zhí)行成本較高無論是否執(zhí)行控制制度，始終是為了有效實現(xiàn)銷售目標服務。